電子郵件使用時間統計：

在當今的數位時代，無論是在個人生活還是職場領域，電子郵件都已成為不可或缺的溝通工具。

從簡短的訊息到詳細的報告，電子郵件是現代商業溝通的核心。

然而，隨著人們越來越依賴電子郵件，了解個人花在管理收件匣上的時間已成為提升生產力和時間管理的關鍵面向。

在他的著作《沒有電子郵件的世界：在通訊超載的時代重新想像工作方式》（A World Without Email： Reimagining Work in an Age of Communication Overload）中，Cal Newport 提出了一種激進的電子郵件管理方法，並倡導更有效率和更高生產力的工作方式。

Newport 認為傳統以電子郵件為主的工作流程需要改進，因為它經常導致溝通過度、注意力分散，以及生產力下降。

這篇文章深入探討了花費在電子郵件上的時間統計數據這個引人入勝的領域，檢視了人們如何使用電子郵件、管理大量信件湧入的策略，以及有助於簡化這個過程的工具。

測量花費在電子郵件統計上的時間

測量處理電子郵件所花費的時間並不像表面上看起來那麼簡單。這包括了許多活動，像是閱讀、撰寫、整理和回覆電子郵件。

研究人員運用各種方法，如問卷調查、時間追蹤軟體和電子郵件客戶端數據分析，來精確衡量這些統計數據。

調查通常依賴自我報告，參與者會估算他們花在電子郵件相關任務上的時間。雖然這種方法能夠洞察個人的認知，但不見得每次都能反映出確切花費的時間。

相比之下，時間追蹤軟體和電子郵件客戶端數據分析則提供了更客觀的衡量方式。

2023 年電子郵件使用統計

為了了解花在電子郵件上的時間有多重要，讓我們仔細看看 2023 年的一些電子郵件使用統計數據：

每日電子郵件發送量

平均而言，一個上班族每天會收到大約 每天 121 封電子郵件 。這個驚人的數字顯示了我們的收件匣正不斷被大量資訊淹沒。

花在電子郵件上的時間

2.6 小時 — 根據 Harvard 的研究，這是知識工作者平均每天花在處理電子郵件上的時間。這相當於一般工作日近 30%的時間。

檢查電子郵件的頻率

一般上班族平均 每六分鐘 檢查一次電子郵件，導致工作經常被打斷，生產力也因此下降。

行動裝置電子郵件使用情況

59% 的千禧世代和 67% 的 Z 世代 查看他們的電子郵件 使用智慧型手機查看收件匣。這突顯了跨平台無縫運作的電子郵件管理解決方案的需求。

垃圾郵件

預計在 2023 年，約有 45%-50% 的電子郵件流量會是垃圾郵件。有效管理和過濾垃圾郵件對於提高電子郵件使用效率至關重要。

Cal Newport 電子郵件管理精華原則

Cal Newport 的書提供了專業人士如何使用電子郵件的絕佳見解。以下是其中幾個核心原則：

時段式電子郵件處理 ：在工作日中安排特定的時間區塊，專門用來查看和回覆電子郵件。

與其不斷地回應湧入的訊息，不如每天安排固定的時段，通常是兩到三次，專門處理電子郵件相關的工作。

這讓你能夠掌控你的收件匣，而不是被它所控制。

採用批次處理方式：Newport 建議採用批次處理，而不是在郵件一到就立即查看並回覆。

這表示你要在指定的收信時間內批次處理電子郵件。優先處理重要的郵件並有效率地回覆，以減少一整天頻繁地來回查看信件造成的干擾。

使用 Eisenhower Matrix 將電子郵件分類為四個象限：緊急且重要、重要但不緊急、緊急但不重要，以及既不緊急也不重要。專注於前兩個類別以提高工作效率。

實施「以流程為中心」的模式 ：紐波特建議從「清空收件匣」的心態轉變為「以流程為中心」的模式。

這意味著要專注於有效率地處理電子郵件，而不是一味地清空收件匣。根據重要性和緊急程度來排列郵件的優先順序，並將不需要採取行動的郵件歸檔或刪除。

此外，定期退訂不相關的郵件列表，並設置過濾器自動將電子郵件分類到不同資料夾，這樣做會很有幫助。這不僅能減少收件匣的郵件數量，還能確保重要訊息更容易被注意到。

把電子郵件當作工具，而非任務 ：根據紐波特的觀點，電子郵件應該被視為滿足特定溝通需求的工具，而不是一項獨立的任務。

有目的地使用它來協調專案、分享資訊，以及做出決策。

避免使用電子郵件進行討論或對話，這些情況下其他溝通工具或面對面會議可能更為適合。

設立明確界線 ：與同事和客戶就用電子郵件溝通 建立明確的期望和界限。

讓別人知道你回覆電子郵件的時間，以及他們可以預期什麼時候會收到你的回覆。這樣可以減輕你必須隨時待命和立即回應的壓力。

此外，建議同事們在副本或僅供參考的郵件上要謹慎。這可以幫助減少你收件匣中的郵件數量，並避免不必要的資訊過載。

善用工具和篩選器 ：使用 電子郵件管理工具、篩選器和規則來分類和 自動分類收到的電子郵件。

這能幫助你專注於最重要的訊息，減少分心的事物。我們稍後會討論哪些軟體有助於維持你的生產力處於最佳狀態。

追蹤和管理電子郵件使用時間的工具

有許多工具和應用程式可以幫助個人和組織追蹤並管理處理電子郵件所花費的時間：

RescueTime ：這款軟體能追蹤電腦使用情況，並提供詳細的時間分配洞察。它會對在電子郵件客戶端上花費的時間進行分類，幫助你找出影響生產力的瓶頸。

Toggl： Toggl 是一款時間追蹤工具，讓你能夠記錄和分析特定任務的時間使用情況，包括處理電子郵件的相關活動。對於想要改善時間管理的個人來說，這是一個很棒的工具。

Boomerang：Boomerang 是一款電子郵件生產力工具，讓你可以安排郵件發送時間、設定提醒，以及暫停收件匣，避免持續受到干擾。

SaneBox： SaneBox 運用人工智慧自動過濾、分類和歸類你的電子郵件，確保你最重要的訊息隨時都觸手可及。

整理電子郵件 ：這個工具能幫你整理收件匣，自動分類、存檔電子郵件，並取消訂閱不想要的郵件，讓你的信箱更加整潔。

電子郵件使用時間：行銷人員的重要心得

總而言之，檢視在 電子郵件 上花費的時間，對於想要優化生產力和簡化溝通的個人和組織來說，可說是非常寶貴的。

隨著電子郵件持續成為主要的商業通訊方式，了解並管理花費在電子郵件上的時間比以往任何時候都更加重要。

對行銷人員來說，這些統計數據提供了關於 消費者行為 的洞察，有助於打造最具影響力的電子郵件行銷活動。

此外，了解你目標受眾的電子郵件使用習慣，可以幫助你選擇最有效的行銷郵件發送時間，並製作出能引起共鳴的訊息內容。

在我們穿梭於數位時代的同時，電子郵件 仍然是一個強而有力的工具 ，但要有效管理它需要結合策略、科技和數據驅動的決策。

透過掌握電子郵件使用時間的統計數據，個人和企業能夠充分發揮潛力，在當今快節奏、高度互連的世界中蓬勃發展。

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