電子郵件活動報告(如何發掘可行的洞察)

如果你還沒善用你的電子郵件行銷報告，你可能錯過了一個寶貴的資源。

行銷就像科學一樣，數據成為成長的根本。

如果你能充分理解電子郵件報告，並且知道該關注哪些指標，這些報告就能成為你改善行銷活動的最佳助力。

跟我一起來了解電子郵件行銷報告的入門知識，學習如何分析這些報告，甚至如何撰寫你的電子郵件行銷活動報告。

什麼是電子郵件行銷活動摘要？

這是電子郵件行銷活動報告的簡短版本。

電子郵件行銷活動報告會包含許多項目，像是描述、目標、投資報酬率等等。活動摘要能夠透過幾個關鍵指標，快速呈現整個活動的概況。

大多數的電子郵件行銷軟體都會自動幫你處理這個部分。這樣的設計是為了讓你能夠一目了然地看到活動名稱、發送日期，以及最重要的指標（例如開信率和點擊率）。

要讓活動摘要發揮效用，你需要截圖並將其複製貼上到你的通訊軟體或電子郵件中來分享。就這麼簡單。

電子郵件行銷活動報告是什麼？

電子郵件行銷活動報告會在同一個地方向決策者展示特定的 KPI ，讓他們能夠了解這次活動與他們的標準、目標或先前的活動相比，表現如何。

雖然 KPI 和格式可能會因每家公司或專案的重點和目標不同而稍有差異，但有一些指標我們絕對不能低估（我會在下一節詳細說明）。

電子郵件行銷活動報告是活動摘要的延伸版本。不過，我不建議讓它超過一頁（特別是如果這將會是 PDF 或列印文件）。

你不需要為每個行銷活動製作一份像書一樣的報告；你可能沒有時間和資源來執行這樣的工作，而且這種報告對任何人來說都太冗長，無法快速檢閱。

坐下來，找出這兩個現實面向能夠在你的專案中完美交會的最佳平衡點。

• 包含所有你需要用來衡量和比較的相關資訊。

• 盡可能地簡化。

如果你能同時做到這些事情，你就能製作出一份平衡的報告，對所有相關人員來說都具有相關性和實用性。

我建議你可以嘗試加入其他能為你的報告增添價值的元素，而不僅僅只是 KPI 而已（除非單純使用關鍵績效指標對你來說最合適）。舉例來說：

• 圖像或其他輔助視覺元素

• 先前活動的連結或快照

• 評論或解釋的區塊

此外，也要考慮到現在要製作和分享報告，不一定只能用文件或 PDF 的方式。

你可以在你的專案管理或團隊協作工具中建立電子郵件行銷活動報告，以使用更多進階功能，像是評論、標籤、豐富內容等等。

在你建立第一份報告之前，有幾件事情需要先完成。你需要：

1. 發送你的活動郵件

2. 等待足夠時間讓它「完成」或提供相關資料

3. 分析數據

4. 撰寫報告

如何分析電子郵件行銷活動？

既然你已經了解什麼是電子郵件行銷活動摘要和報告，現在是時候學習如何分析這些數據了。

到了這個階段，你已經發送了電子郵件，而且活動結果也已經出爐了。

要分析行銷活動，你必須了解關鍵指標，才能專注於在改善或創建新活動時真正能帶來影響的因素。

你可以追蹤許多不同的指標。但是，要避免追蹤所有指標並關注不重要的資訊這種誘惑。以下是任何行銷活動都應該密切關注的五個核心指標：

開信率

開信率是指收到你的電子郵件的人當中，實際打開並閱讀郵件的比例。舉個例子：

開信率= （總開信次數 / 總送達數） x 100

假設你寄出 500 封電子郵件，其中有 100 封被打開。你的開信率就會是 20%［（100/500）x 100］。

良好的開信率表示你的主旨和預覽文字對訂閱者很有吸引力，讓他們有動力打開電子郵件並與其內容互動。相反地，低開信率可能意味著主旨缺乏吸引力，或者電子郵件未能成功送達目標受眾的收件匣。

點擊率

點擊率是指在你的電子郵件中點擊連結的收件人比例。以下是一個例子：

點擊率= （總點擊次數 / 總開啟次數）x 100

舉例來說，假設你的電子郵件有 300 人開啟，而在這 300 人中有 75 人點擊了連結。在這種情況下，你的點擊率就會是 25%［（75/300）x 100］。

電子郵件中行動呼籲的設計、位置和措辭，以及與收件人的 內容的相關性 ，對於影響電子郵件的點擊率起著關鍵作用。點擊率越高，越能顯示你的受眾對你的品牌或訊息的信任和信心程度。

當讀者信任你時，他們會閱讀你的內容並與之互動，並在你的行動呼籲提示時採取所期望的行動。當你希望讀者採取行動時，務必表達清楚且簡潔。

轉換率

轉換率指的是完成特定行動的收件人百分比，例如購買商品或填寫表單。以下是計算轉換率的範例：

轉換率= （總轉換次數 / 總點擊次數） x 100

假設你的電子郵件在特定連結上產生了 80 次點擊，其中 15 位收件人完成了購買。在這種情況下，你的轉換率會是 18.75%［（15/80）x 100］。

轉換率讓你能夠評估你的電子郵件在推動所需行動方面的效果，例如產品購買或新用戶註冊免費試用。

跳出率

退信率代表無法送達而被退回的電子郵件百分比。較高的退信率表示你的電子郵件清單可能需要清理或更新，以提高送達率並確保能夠成功與收件人溝通。以下是計算退信率的方法：

退信率= （總退信數 / 總發送數） x 100

將退回的電子郵件數量除以總發送郵件數，然後將結果乘以 100。舉例來說，如果你發送了 500 封電子郵件，其中有 25 封退回，你的退信率就是 5%［（25/500） x 100］。

退信可分為兩種類型：硬退信（Hard Bounces）和軟退信（Soft Bounces）。

當電子郵件因無效或不存在的電子郵件地址等原因而無法送達時，就會發生硬退信。為了維持你的電子郵件行銷活動的效率和可送達性，迅速從你的郵件清單中移除這些硬退信地址是非常重要的，以確保未來的郵件不會再寄送到這些地址。

軟退信發生在電子郵件因收件匣滿載或伺服器錯誤等暫時性問題而無法送達時。與硬退信不同，軟退信在未來的郵件發送中仍有成功送達的機會。因此，建議重新嘗試發送軟退信，因為一旦暫時性問題解決，這些郵件可能就能順利送達。

退訂率

退訂率是指取消訂閱你電子報的收件人比例。以下是計算方式：

退訂率 = （總退訂數 / 總送達數） x 100

如果你寄出 500 封電子郵件，收到 5 個取消訂閱的要求，你的取消訂閱率就會是 1%［（5/500）x 100］。

朝著健康的退訂率邁進永遠是最好的選擇。你可以透過以下策略來達成這個目標：

• 細分你的電子郵件名單 並針對特定目標群眾量身打造你的訊息內容

• 為你的訂閱者提供獨家內容、優惠活動或資訊，以提升他們的訂閱體驗價值

• 確保你的電子郵件內容對目標讀者來說既相關又吸引人

• 管理你的電子郵件 頻率 並避免發送過多郵件

• 提供取消訂閱連結，讓訂閱者能輕鬆退訂（這也能幫助你了解哪些方面沒有達到他們的期望。）

當你審視完這些資訊後，花點時間消化它（甚至可以和團隊成員討論一下），並在原始資料中加入其他相關元素，就該開始撰寫或製作報告了。

如何撰寫電子郵件行銷活動報告？

想像一下，如果 beehiiv 為你每次發送的電子郵件行銷活動都提供一份十頁的報告。你會閱讀嗎？

撰寫報告時，你的首要任務之一就是要保持內容簡潔扼要。

同時，不建議你每次都從頭開始製作新的報告。

這不是部落格文章。你必須要有效率；你唯一的目標就是傳遞資料，讓你的團隊採取行動並改進。

請遵循以下步驟以確保成功：

建立系統

你的系統目的是實施一個工作流程，以簡化你的電子郵件行銷活動報告的製作過程。

盡可能減少你需要親自介入的部分。設定特定時間、提醒，並建立步驟化流程，以避免依賴你的記憶力，並減少每次都要問「接下來該做什麼？」的需求。

這個系統至少需要包含以下內容：

• 當發送活動時的提醒

• 需要經過一段固定的時間才能視為活動完成

• 自動收集資訊的軟體

• 設定一個特定日期來檢視所收集的資訊並添加其他元素

建立範本

如果沒有優化報告的內容部分，你的系統就不算完整。

我無法在這裡提供太具體的說明，因為每個系統及其工具都不盡相同。

大致的想法是，把我在前面幾個部分提到的內容整合起來，製作一個範本文件，讓你每週都能輕鬆地產生這份報告。

這個想法是要建立一個即插即用的系統，讓你更新活動報告的過程變得簡單輕鬆。

到目前為止，你應該已經知道如何閱讀行銷活動報告了。運用這項技能來改進你的行銷活動，並親眼見證數據如何改變你的行銷策略。

歡迎查看 這裡 有更多 beehiiv 提供的電子郵件行銷指南。

如果你有任何問題，歡迎在下方留言。

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為什麼要相信我們？

Mateo Melgar 是一位來自墨西哥、以家庭為重的自由工作者和數位創業家。他從 2016 年開始在網路上賺錢（那時「遠端工作」還不像現在這麼流行），從此一路向前。透過內容行銷和電子報計畫，Mateo 已經觸及數十萬讀者，他曾與 Testimonial 、 NotionForms 、 Freelance Fire 和 beehiiv 等公司合作。