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如何像老闆一樣發送電子郵件(2024年完整初學者指南)
別錯過這些關鍵技巧,正確發送電子郵件
Brandon Storey
April 22, 2024
地球上總共有超過 80 億人口。你猜每天有多少人會打開他們的電子郵件信箱？每兩個人就有一個。每天都有 超過 40 億人 的人在查看他們的電子郵件信箱。
如果你想讓別人重視你，就必須懂得掌握電子郵件的使用技巧。不管你是職場專業人士、企業主，還是經營電子報的人，你都需要了解如何正確使用電子郵件，以促進你的事業發展。
在這篇文章中，你將學會如何像個老闆一樣寫電子郵件。
如果你想在電子郵件行銷中獨占鰲頭，超越競爭對手，那就繼續往下看。
在這篇文章中，我們會深入探討兩個讓你成為電子郵件高手的關鍵領域：
1. 在職場上以專業方式發送電子郵件
2. 身為企業主或電子報經營者，向你的讀者群發送電子郵件
讓我們開始吧！
目錄
像個老闆一樣寄送電子郵件是什麼意思？
我以前常聽一個叫做 Travel Like a Boss 的 podcast。為什麼呢？我想學習如何按照自己的方式生活，創業，當然還有旅行。
那麼，「像老闆一樣寫電子郵件」是什麼意思呢？像老闆一樣寫電子郵件就是要：
自信地溝通
重新掌控你的工作日
提升你的職涯
最重要的是，這一切都可以透過電子郵件來實現。不論你是：
一位正在努力提升職涯的忙碌專業人士
希望受到員工或客戶認真對待的企業主
一個想要 提升你的電子郵件策略效果 的電子報經營者或電子郵件行銷人員…
這份指南將詳細解說一些關鍵策略，讓你今天就能開始運用，藉由發揮電子郵件的威力，讓自己感覺像個老闆。
為什麼要聽我的？ 我透過電子郵件行銷創造了超過一百萬美元的收入，我的利基部落格每月也有超過五萬次瀏覽量， Hockey Question 。我同時也經營 Story Time ，這是一個教導人們如何成為全職數位寫作者的電子報。
第一部分：職場電子郵件溝通的 7 個高手技巧
想要在職場上像個老闆一樣發送電子郵件嗎？
無論你是希望在職場上爬升的員工，還是想要得到同事或客戶認同的企業主或經理人，一切都從你如何溝通開始。
以下是九個你今天就能用來像個專家一樣寫電子郵件的關鍵技巧：
1. 保持專業態度。
如果你想要像個老闆一樣發送電子郵件，你就得在電子郵件上表現得像個專業人士。
我並不是說你要寫得像機器人一樣。你還是要保持人性化，但有幾個關鍵步驟你必須採取，才能讓你的電子郵件給人專業的感覺：
使用專業的電子郵件地址（不要用個人的）。
避免拼字錯誤。
不要使用不正確的文法。
加入電子郵件簽名檔。
保持友善。
不要過度使用表情符號（emoji）。
使用每位受訪者的名字。
只要遵循這些建議，你就能超越職場上 90% 的其他專業人士。
2. 保持冷靜
網路世界真的很奇特。它不是面對面的溝通方式（除非你正在視訊通話）。
有時候電子郵件中的語氣可能會被誤解。在撰寫郵件時要小心謹慎，避免讓人覺得你帶有威脅性或是無理取鬧地生氣。
如果有人說了什麼觸動你情緒的話，試著保持冷靜。你絕不應該對他人說粗魯或刻薄的話（即使你認為他們應得的）。
如果你沒有成功爭取到客戶、沒有得到升遷，或是你的員工犯了大錯，在按下發送鍵之前先停一下。在電子郵件中與同事、供應商或客戶爭吵是很不得體的行為，而且很容易毀掉你在職場上的專業形象。
如果你不確定電子郵件的語氣，問問自己：「這封信看起來是嚴厲還是友善？」
3. 直接切入重點
每個人每天打開信箱時，都會看到數十封（如果不是上百封）新郵件。別浪費他們的時間。大家都很忙碌，不一定有時間閱讀一封需要花 20 分鐘才能讀完的郵件。
你必須直接切入重點。 寫出好電子郵件 通常意味著要保持簡短。
簡短問候一下，像是「嘿，Bob，希望你一切安好」，然後直接切入正題。
「我剛剛看完你的報告，發現少了 x、y、z 這幾項。」
Bob 不需要讀八段關於你在坎昆度假一週、與海龜一起游泳的內容。保持簡短精練就好。
尊重讀者的時間。這樣他們下次更有可能打開你的電子郵件。
4. 使用適當的措辭
老闆們有一種特定的說話方式。這種方式充滿自信。你需要以自信的態度寫作，但有時候要找出讓你聽起來很有自信的字眼並不容易。
以下是一些幫助你開始的想法。
歡迎儲存這張圖片，以便日後使用：
讓你的電子郵件看起來很專業的句子
5. 撰寫具體明確的主旨
你的郵件主旨會決定整封郵件的成敗。如果你寫錯了，整封郵件可能就白費了。
讓你的主旨清楚明瞭。確保它只包含最重要的資訊，但不要塞太多。如果主旨太長，你就會失去收件人的注意力。
如果你的同事需要寄送已完成的專案給你，直接切入重點就好。
主旨：「X 專案的最新進展？」
6. 務必校對
你需要校對你的電子郵件。
我已經數不清有多少次在寄出電子郵件後才發現拼字或文法錯誤。偶爾犯這種錯誤並不是什麼大不了的事。但如果你經常出現文法或拼字錯誤，別人就不會認真看待你。
別擔心，你不需要花上好幾個小時來研究文法。只要設置像 Grammarly 這樣的工具，在你寫電子郵件時讓它保持運作就行了。
你可以免費下載瀏覽器擴充功能。寫完電子郵件後，就用這個工具來找出並修正錯誤。
7. 總是回覆
如果你想成為電子郵件高手，你就得知道如何當個好的收件人。
不只是你如何撰寫電子郵件，你如何回覆也同樣重要。
請記住，電子郵件不是單向的溝通管道，而是雙向的對話。
如果有人透過電子郵件聯繫你，你應該優先考慮及時回覆。這並不是說你必須放下手邊的一切，在收到郵件的那一刻就立即回應。這只是意味著你需要在合理的時間內做出回覆。
至少，你應該在週一到週五每天回覆一次電子郵件。
理想情況下，你應該批次處理這些郵件。每天安排一到兩個固定時段，一次性回覆所有郵件。這樣做不僅展現了你的專業態度，也表達了對寄件人的尊重。
再者，這也能幫助你不會花太多時間而耽誤了其他責任。
第二部分：像老闆一樣寄送電子報給你的讀者的 6 個秘訣
現在，我們要來談談如何像個專家一樣跟你的讀者群發送電子郵件。這意味著，如果你是企業主、電子郵件行銷人員或電子報經營者，你需要知道如何正確地向你的讀者群發送電子郵件，才能讓你的郵件達到預期效果。
以下是你應該用來 撰寫高效能的電子郵件 的一些關鍵策略：
1. 了解你的讀者群
一切都從你的讀者群開始。
你不是在寫給一個人看。你很可能是在寫給數百或數千人看，但你應該要像是在寫給一個人那樣來寫。
你必須知道你的理想目標受眾是誰。
這意味著你要了解你的理想客戶檔案（Ideal Customer Profile， ICP）或目標受眾特徵。你需要知道你的受眾的痛點、想要、需求、慾望和興趣。
了解你的讀者對象，能幫助你寫出打動他們的電子郵件。
這樣做的結果會是什麼呢？你將擁有一個互動良好、持續成長，並能創造收益的電子郵件名單。
2. 擴大你的讀者群。
現在你已經知道你的讀者群 是誰 了，是時候開始推動成長了。如果你還沒有積極地在擴大你的訂閱名單，你就得重新調整優先順序了。
擴大你的訂閱名單應該和撰寫電子報本身同等重要。如果你只有 50 個人可以寄信，那麼每封電子報的影響力就會受到限制。
要更快速地擴大你的訂閱名單，你需要努力從其他地方吸引你的受眾，例如：
你的網站
社群媒體
付費廣告
搜尋引擎最佳化（SEO）
你也應該 善用像 beehiiv 這樣的平台 。beehiiv 是一個專為成長而設計的電子報平台，內建多項成長功能，例如：
如果你想要像個高手一樣善用電子郵件，那麼你就需要擴大你的訂閱名單。
3. 創造高價值內容
如果你發送的電子郵件內容不夠好，那麼你的訂閱者名單有多大都沒有意義。如果你希望讀者打開你的郵件，你就必須提供有價值的內容。這意味著你要 撰寫有用的內容 來解決訂閱者生活中的問題。
還記得第一點嗎？你的讀者群？他們面臨什麼問題？有什麼痛點？仔細觀察他們目前遇到的挑戰。然後，運用資訊性內容來解決這些問題。
你的電子郵件越能幫助讀者，他們就越會回來。
4. 使用適當的寄件人名稱和地址
別忽視你的電子郵件是從誰那裡寄來的。
請記住，如果你想要像個老闆一樣發送電子郵件，你就得看起來像個老闆。這個「外表」包括以下兩個要點：
你的寄件者電子郵件地址
你的寄件者名稱
如果你還在使用個人電子郵件（如 Yahoo、Gmail 等）來發送郵件，你現在就應該立即申請一個專業的網域電子郵件。
當你 註冊 beehiiv 時，你會自動獲得一個專業的電子郵件地址，但你也可以取得一個與你網站網域連結的專業電子郵件地址。
舉例來說，如果你的網站是 cheeseburgermaster.com，你應該要用 [你的名字]@cheesburgermaster.com 這個信箱來寄送電子郵件。
此外，你可以使用 beehiiv（或其他電子郵件平台）設定你的「寄件者名稱」。這是實際顯示在你收件匣中的名稱。
要用什麼名字最好？用你自己的名字。人們想要跟人建立連結，而不是跟企業。
5. A/B 測試
想要寫出高水準的電子郵件，卻不知道該怎麼下筆嗎？開始進行測試吧。A/B 測試是一種比較兩個電子郵件版本的方法。
舉例來說， beehiiv 讓你測試電子報主旨 。如果你想增加更多人打開你的電子郵件，可以製作兩種不同版本的主旨。這樣一來，當你發送電子報時，就能看出哪一個版本的表現更好。
這將讓你了解哪種主旨行最能引起你特定讀者群的共鳴。接著，你就能據此優化你的策略。
6. 務必加入行動呼籲（Call to Action）
你想知道老闆都在做什麼嗎？他們就是在告訴別人該做什麼。
如果你想要像個高手一樣發送電子郵件，你就得告訴人們該怎麼做。要怎麼做呢？就是要加上行動呼籲（CTA）。
你應該在每封寄出的電子郵件中都加入行動呼籲。
以下是幾個例子：
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你甚至可以請你的讀者做一些線下的事情。
舉例來說，在我的電子報中，我教導人們如何透過線上寫作賺錢維生。我最近使用的一個行動呼籲是鼓勵讀者每天連續寫作 30 分鐘。
記得要求你的讀者採取行動。
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如果你想在職場上受到重視，或是想要更好地掌控自己的生活和事業，你就必須學會如何像個老闆一樣寫電子郵件。
掌握電子郵件行銷的最佳方法之一，就是善用適當的工具。如果你還沒有使用電子郵件平台來發送郵件，那麼你就已經落後競爭對手一步了。沒有電子郵件平台，你很難讓人認真看待你的郵件行銷。
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