為您的電子報尋找救援投手——如何聘請備用寫手

Mariano Rivera，棒球史上最出色的救援投手之一，一開始是以先發投手的身分出道，但在轉任牛棚投手後才真正嶄露頭角。他在終結比賽方面的非凡能力，不僅為他贏得了傳奇地位，更徹底改變了他的職業生涯軌跡。

就像 Rivera 在關鍵比賽中對他的球隊來說是不可或缺的一樣，一個備用寫手在你忙碌或遇到突發狀況時，對於維持電子報的品質和一致性也扮演著至關重要的角色。

為你的電子報找一位可靠的備用寫手，就像棒球隊中有一位隨時待命的明星救援投手。這個角色能確保你的內容持續吸引人，而且無論遇到什麼意外狀況，都能按時發送。

在這篇文章中，我們將探討為什麼備援作者如此重要，以及你該如何有效地找到、培訓和管理一位備援作者，以維持你的電子報表現強勁。我們也會探討 Orbit Marketing 是否可能是適合你的選擇。

準備好為你的電子報找到一個像 Mariano Rivera 那樣的終結者了嗎？

讓我們開始吧。

為什麼你的每週電子報需要一位備用作者

一致性絕不妥協

在內容創作領域，特別是對於電子報來說，一致性不僅僅是一種偏好；它是專業和可靠性的基石。固定的發布時程能夠讓你的讀者保持參與感，並養成他們期待的習慣，強化你在他們數位生活中的存在感。

對於日報型電子報來說，這點更為重要。讀者會把你納入日常生活中，期待在早晨喝咖啡或晚上放鬆時光時與你共度時光。

備援作家能確保你的電子報總是準時發送，維持你公司的專業形象，而不會像個人部落格那樣變得斷斷續續、毫無規律。

保持內容發布的一致性，能讓你脫穎而出，展現出專業且投入的企業形象，而不是給人一種業餘愛好者的感覺。

休假和病假

不管你有多專注，有些事情總是難以避免：生活中總會有一些意外打亂你精心安排的計畫。無論是因為生病、家庭責任，還是急需的假期，這些突發狀況都不應該影響你電子報的發送時程。

準備一位備用寫手隨時可以接手，意味著你的內容策略（和心理健康）不會因個人因素而受到影響。這種持續性不僅對於保持讀者的興趣至關重要，也能維持營運的穩定性。

一個可靠的備援計畫能夠防止你的生活和事業在意外缺席時陷入混亂，確保幾天的休息不會導致更大的問題。

讓你的事業具有賣相

備援作家為你的事業帶來的最大優勢之一，就是減少你作為關鍵人物的依賴性。如果你的電子報製作完全依靠你一個人，這會為事業的持續性、擴展性，以及對潛在買家的吸引力帶來重大風險。

透過培訓備用寫手並記錄你的工作流程，你就能建立一個任何有能力的寫手都能遵循的可複製系統。這不僅降低了你在公司中的不可替代性，也增加了對那些偏好擁有成熟、可擴展運營的企業的買家的吸引力。一套有完善文件紀錄的內容創作方法將使你的電子報成為一項可轉讓的資產，並能獲得更高的估值倍數。

授權與提升

將固定的後備寫手納入你的團隊，可以讓你把日常的寫作任務委派出去，騰出時間專注在其他業務成長或個人發展的方面。

這個策略與 Gino Wickman 在創業家營運系統（Entrepreneurial Operating System，EOS）中提出的「 授權並提升 」概念不謀而合。這個概念鼓勵企業領導者將較低優先級的任務委派給有能力的人手，並專注於高影響力的活動，例如優化你的 著陸頁面 、創造更好的 誘導性免費內容 ，或 透過付費廣告吸引新訂閱者 。

再者，引進新血不僅能帶來新的想法和觀點，甚至可能超越你自身的能力，進而提升你電子報的品質和觸及範圍。

如何聘請最適合你的備援作家

找到並聘用合適的備援作者對於維持你的電子報品質和一致性至關重要。以下是如何尋找最佳人才並確保他們符合你的刊物需求和精神的方法。

在哪裡找到他們

從內部招募人才

有時候，最佳人選可能已經在你的組織裡了。給現有員工機會接受新挑戰，不僅能提升士氣，還能為他們提供職涯發展的機會。

專業建議： 先從試用期開始，以降低風險。這樣你和內部候選人都能在正式承諾長期職位之前，評估是否適合。

自由工作者和兼職員工

你可以透過個人人脈、LinkedIn 等社群媒體平台，或是自由接案工作平台來尋找自由接案者或兼職寫手。我們會在下一個章節說明如何支付他們的酬勞。

專業小技巧： 進行視訊面試不僅可以評估應徵者的溝通能力，還能了解他們對你專案的熱忱和理解程度。這種方法可作為初步篩選，在進行完整面試之前，先衡量應徵者的動機和適合度。

在 Orbit Marketing ，我們要求每位應徵者上傳一段最長三分鐘的影片，回答以下五個簡單問題：

1. 你為什麼對這個職位感興趣？

2. 你對我們公司了解多少？

3. 你理想中的工作環境是什麼樣的？

4. 你的優勢是什麼？

5. 你五年後的自己會是什麼樣子？

Credit To Dan Martell’s Book, Buy Back Your Time

代理商

像 Orbit Marketing 這樣的代理公司專門為電子報提供客製化的寫作服務。他們擁有一群可靠的專業寫手，這些寫手都經過事先篩選，確保具備高品質和特定領域的專業知識。

你也可以在像是 Clutch.co 這樣的網站上查看 頂尖內容創作者 的目錄

專業建議： 在選擇代理公司時，優先考慮專精於電子郵件行銷和電子報的公司，而不僅僅是一般的內容創作公司。

進階技巧：我最喜愛的非傳統人才庫

在 Orbit Marketing，我們在協助剛畢業的大學生從過渡性工作轉型到遠端行銷公司開始職涯方面，取得了驚人的成功。

像英語、歷史和教育等學位課程常常培養出優秀的寫手，但他們對傳統職業前景感到失望。這些群體通常渴望能在專業領域中發揮他們的技能。

考慮探索一些不太常見但潛力豐富的人才庫。另一個例子是軍人配偶，他們通常具有高度適應力，並且正在尋找兼職遠端工作機會。（我是在 我的播客 podcast 上採訪了 Lisa Song Sutton 時學到這個技巧的）

如何支付寫手稿費

在決定如何支付你的後備作家時，選擇適當的薪酬結構對於維持高品質的產出至關重要。

雖然有許多方法可以考慮，但有些方法更有助於培養一個高效、有動力且專注的寫作者。

固定價格專案

選擇固定價格的專案是讓寫手的動機與你的目標一致的有效方法。這種方式簡化了預算規劃，因為它涉及為特定的工作內容商定一個固定的費用，比如單期電子報或一系列的文章。

為了提高效率並保持專注，作者事先就知道工作範圍和報酬，這讓他們能夠集中精力在約定的範圍內提供高品質的作品。

當你的電子報有明確的「驗收標準」時，這種設置特別有利，因為它讓期望變得簡單明瞭且易於管理。

小撇步： 如果你預期在通過他們的第一份內容之前會需要多次修改，這個方法可能一開始並不適合你。

長期合約

固定聘用也是另一個絕佳選擇，尤其是當你需要持續性的工作時。這種付費方式涉及定期（通常是每月）支付作者一筆固定費用，以換取他們承諾的一段工作時間或固定數量的電子報。

簽訂長期合約能確保你需要寫手時，他們隨時都能為你服務，這對雙方都提供了穩定性。由於寫手能更深入地融入你的工作流程和內容策略，這種合作方式也能讓他們更加了解你的期望和風格。

按字計費（不建議）

按字計酬是一種根據寫作者產出的字數來支付報酬的付費方式。

這種方法簡單直接，提供了明確的付費標準。然而，它可能會在重視品質和簡潔的內容創作中帶來一些挑戰。作者可能會傾向於添加不必要的細節來增加字數，可能因此犧牲了清晰度和影響力。

雖然這種方法對某些類型的寫作可能很有效，但它完全取決於你在尋找什麼以及你與誰合作。

按小時計費（沒錯，我們確實經常建議這麼做）

時薪制在與寫手合作的初期階段特別有用，比如在培訓期間或是當寫手需要消化你的內容積壓時。這正是我們在 Orbit Marketing 對所有新進寫手在試用期間所採用的方式。

以小時計酬的方式讓你的寫手觀看訓練影片或檢閱過往的電子報，是確保他們投入必要時間來深入了解你的品牌和內容策略的絕佳方法。這樣做可以避免他們匆忙走過學習過程。

一旦你有信心已經充分培訓了你的寫手（這是我們接下來要討論的主題），將薪資模式從按小時計酬轉換為固定酬勞或是每期預算制可能會是個不錯的選擇。

如何培訓你的後備寫手 – 四個小技巧

1–制定詳細的標準作業程序（SOPs）

這些可以是基本的 Google 文件或 Notion 文件，並搭配 Loom 影片作為額外的輔助說明（下一節會有更詳細的介紹）。

這些文件應該詳細說明電子報製作過程的每一個步驟，從腦力激盪和研究到撰寫和編輯。你的標準作業程序越詳細，你的備援作者就越容易理解你的期望，並維持電子報的品質。

一份優質的電子報標準作業程序應包含以下指導方針：

• 搜尋引擎最佳化（SEO）實務： 提供優化內容以符合搜尋引擎需求的指南，包括如何運用關鍵字、撰寫中繼描述（meta description），以及製作有利於 SEO 的標題。

• 編輯和校對步驟 ：一份專注於文法、標點符號、用法和風格一致性的檢查清單。

• 合規和法律審查： 確保符合著作權法、個資保護法和廣告標準等相關法規。

• 格式與版面配置： 文字格式設定、插入圖片，以及正確使用品牌元素，如標誌和顏色。

• 發布流程： 上傳內容到你的平台、安排發布時間，以及正式上線前的最後檢查步驟。

2–電子報食譜與研究簡報

這應該可以作為一份完整的指南，幫助你根據不同「類型」的期刊和用來組成完整一期的各種「區塊」來製作你的電子報。

把這個想像成一份研究簡報，它概述了如何找到可靠的資訊來源、如何產生吸引人的主題，以及如何將一個想法轉化為一篇完整文章的過程。

以下是食譜書可以涵蓋的一些內容：

• 版型設計： 範本 提供各種不同類型的電子報版型，包括資訊型、促銷型和活動導向型。

• 資料來源： 一份可靠的內容來源和資料庫清單，包含存取資訊和有效使用的小技巧。

• 讀者互動策略 ：有效的行動呼籲、互動元素如問卷調查，以及讀者參與技巧。

3–常見錯誤檢查表

這是我在 Orbit Marketing 最喜歡的東西之一。這份清單應該能夠指出潛在的陷阱和令人煩惱的問題，並提供如何避免這些問題的建議。

為了實施這個計畫，你可以草擬一份檢查清單，列出常見的寫作陷阱，例如用詞不一致、貨幣和縮寫的使用不當，或是在沒有適當背景的情況下呈現統計數據。這份清單將幫助你的備援寫手避免這些錯誤，並在每一期中維持專業的品質。

以下是一些你的寫手需要特別注意的「陷阱」。

• 用法不一致： 你如何表示貨幣和縮寫詞？確保選擇一種方式，並在整篇文章中保持一致。

• 錯誤的連結和行動呼籲（CTA）： 確保所有連結和行動呼籲都能正常運作。

4– 溝通與專案管理流程

在你與備用作家建立合作關係之初，就要明確設定期望，以解決以下幾個問題。

• 確立溝通管道 ：決定主要的溝通渠道，以確保清晰一致的互動。可以根據不同需求選擇像是 Slack、WhatsApp、電子郵件或簡訊等選項。

• 明確回覆頻率的預期： 清楚定義對回應速度的期望。制定指導原則，例如在工作時間內幾小時內回覆訊息，而非工作時間的通訊則允許下一個工作日回覆。這有助於設定合理的界限，確保及時互動，同時不會假定需要全天候待命。

• 建立共享任務清單： 使用專案管理工具如 Asana、Trello 或 ClickUp 來追蹤中間任務和截止日期。你也可以利用這些工具來建立內容日曆。

• 確立文件存取位置： 將所有訓練文件、標準作業程序和資源集中存放在容易取用的位置，可使用像 Google Drive 或 Dropbox 這類雲端儲存解決方案。

進階技巧：部分委派

即使你現在還不需要備用寫手，也可以考慮將研究和內容創作中比較繁瑣的部分委託給潛在的備用寫手。

這種部分委派的方式可以在你準備聘請寫手負責整期內容之前，先讓他們接受訓練。這樣一來，你可以一石二鳥：既能評估潛在的人才，又能每週節省一些時間。

這個方法包括指派一些特定但不那麼關鍵的任務給你潛在的備用寫手，例如進行研究和準備內容草稿。

部分授權有四大好處

1–技能評估與審核： 部分委託可作為實際的試用期，讓你能夠評估寫手的研究能力、對主題的理解程度、遵循指示的能力，以及整體的寫作風格。這種方式讓你能深入了解他們的專業程度，以及是否符合你的編輯標準，而不需要完全承諾讓他們撰寫整份電子報。

2–效率與時間管理 ：將研究和內容草擬工作委派出去，可以大幅釋放你每週的時間。這讓你能夠專注於更高層次的任務。

3–建立內容資料庫： 當你的備援作者進行研究並撰寫內容的各個部分時，他們同時也在建立一個豐富的、經過預先審核的資訊和半成品內容的資料庫。這個資料庫對於快速組合未來的電子報或在需要時隨時提取資訊都是無價的。

4–降低風險： 透過部分委派，你可以降低全面交接的風險，同時保留對電子報製作過程中關鍵階段的控制權，例如最終的文字潤飾和發送。這種分階段的方法確保了品質維持在高水準，並與你的品牌標準一致，同時逐步增加備援作者的責任。

即使你還沒準備好讓備選作家完全接手撰寫整期電子報，你仍然可以採用部分委託的策略來有效地訓練和評估潛在的作家。這不僅能培養他們的能力，也能讓你更了解他們是否適合這個角色。

進階訓練技巧：三支超強大的 Loom 影片

Loom 是一款螢幕錄影工具，可以讓使用者同時錄製螢幕畫面和聲音，非常適合用來製作詳細的教學內容和回饋。

透過運用 Loom，你可以為你的備用寫手提供個人化且可執行的指導，這在直接互動有限的遠端工作環境中特別有效。以下是三個對於訓練你的備用寫手至關重要的 Loom 影片：

Loom 1 – 從零開始完成一份電子報

從一個完整的影片開始，記錄你從零開始製作電子報的整個過程。

首先解釋電子報的概念或主題，以及你如何決定這些內容。展示你如何進行研究和收集資訊，並指出你偏好的特定來源或資料庫。

說明你如何將這些資訊整理成一個連貫的結構，然後開始撰寫內容，並解釋你為什麼選擇某些字詞或片語。

討論任何 圖像或圖形等視覺元素 的角色以及如何整合它們。強調你如何針對不同的裝置和電子郵件客戶端來優化電子報，以確保讀者有流暢的閱讀體驗。

最後，說明你的校對和最終審查流程，強調對細節的注意以及對風格指南的遵循。

這部影片提供了製作電子報的完整藍圖，並明確設定了所需的品質和完整度標準。

專業建議： 預期這次撰寫電子報的時間會是你平常所需時間的 1.5 到 2 倍。

Loom 2 – 對草稿提供回饋和修改要求

第二支影片應該著重在針對你的後備作者所提交的草稿給予回饋。

錄下你朗讀他們草稿的聲音，同時進行即時修改，或者提出具體的修改和改進建議。

無論是哪種情況，都要針對每項變更說明你的理由，不論是為了讓語言更清晰而做的調整、為了更適合你的讀者而改變語氣，還是為了讓內容更流暢而重新安排順序。

這份回饋應該具有建設性且全面，不僅涵蓋文法修正，還包括文體考量和內容相關性。

花時間解釋選擇特定用詞或短語的細微差別，以及配合電子報整體風格的重要性，這真的能幫助你的新作者將你腦中所有的偏好和想法「下載」到他們的腦中。

我怎麼強調都不為過，這絕對能在未來為你省下大把時間。

Loom 3 – 將草稿轉化為完整電子報

即使經過幾輪修改，在你覺得準備好發布這一期之前，你可能還是想做一些微調。

實際上，你可能也想在還來得及進行另一輪修改要求之前，就把電子報發出去。

在這種情況下，使用第三個 Loom 將他們的草稿轉變成一份完整的電子報，準備發送。

首先對內容進行最後的調整，然後再處理發送電子報的技術細節。說明如何選擇適當的受眾分群、安排發送時間、製作有效且吸引人的 主旨，以及撰寫能提高開信率的預覽文字。

從頭到尾觀看這部影片，一直到點擊那個漂亮的 beehiiv 發布按鈕（publish button）並再次確認設定，這樣就不會有任何錯誤或猜測的空間了。

專業小提醒： 他人完成的 95% 正確度仍是一大勝利。你可能需要幾週的時間才能對發送他人的作品感到有信心，但是，如果自己製作電子報需要 2-6 小時，將其縮減為 10-25 分鐘的快速潤飾，仍然大幅降低了你發布符合標準內容所需的時間和精力。

結論 - 邁出第一步行動

無論是在棒球還是電子報製作領域，事先準備的重要性都是不容忽視的。

回顧 Mariano Rivera 的職業生涯，他早期意外轉型為救援投手的決定，為他日後的傳奇成就奠定了基礎。他準備好接受一個原本沒有預料到的角色，完美詮釋了「準備好之前就開始行動」這句格言。

同樣地，為你的電子報尋找並培訓備用作者也應該採取積極主動的態度。正如俗語所說：「未雨綢繆」。

即使是最有經驗的作家，就像優秀的投手一樣，也需要一段適應期。你和你的備援作家在磨合寫作風格和理解上，預計要經過兩到三次的修改才能達到同步。

以下是幾種在你還沒準備好之前就開始行動的方法

• 在你的人脈圈中探詢潛在的寫手

• 與代理商進行初步洽談

• 考慮部分委託以試水溫

別被這些步驟、流程和清單嚇到。 能夠產生 80% 成效的 20% 努力其實很簡單：使用付費試用專案，並搭配 Loom 影片回饋。其他的事情都可以慢慢來。

是時候來場假期了！

現在，有了一位能幹的備用寫手隨時準備接棒，你就可以放心地規劃那個早該安排的假期，或是抽身去休息一下。你可以安心地知道，你的電子報會由一雙可靠的手來打理。

使用 beehiiv，你的電子報成長可以獲得顯著提升，這要歸功於自動化功能（automations）、beehiiv 廣告網絡（Ad Network）、推薦計畫（Referral Program）等眾多強大功能。

你不必完全相信我們說的話，不妨親自試試看 30 天免費試用 看看你是否喜歡！

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