7 個最佳的電子郵件名單管理實務與工具

維持你的電子郵件列表健康就像保持身材一樣。這不是設定好就可以不管的事情，而是需要持續不斷、終身實踐的習慣。

沒有什麼神奇的工具能帶來所有成果，也沒有單一任務能完成所有工作。你必須把許多事情都做對，才能看到具體的結果。

然而，有些工具和策略比其他的更有效且更容易使用。在這份指南中，我們將探討八種最佳的電子郵件名單管理實務，幫助你維持精簡且健康的電子郵件名單。

不過在開始之前，讓我們先回答幾個基本問題。

電子郵件名單管理最佳實踐問答集

以下是關於電子郵件名單管理最常見問題的快速解答。

什麼是電子郵件名單管理（Email List Management）？

電子郵件名單管理是指用於維護訂閱者資料庫及其所有細分群組的各種行動和策略。

這包括確保你收集正確的電子郵件地址、分類你的名單、使用聯絡人標籤、識別並移除不活躍的聯絡人、管理退回的郵件等等。

妥善管理的電子郵件清單對你的行銷活動反應更佳。反應積極的訂閱者能帶來更高的轉換率，因為這些熱衷的聯絡人會打開你的郵件、欣賞你的內容，並點擊你的連結。

如何建立和管理電子郵件清單？

要建立和管理電子郵件清單：

1. 在你的部落格文章中加入訂閱表單和彈出視窗。

2. 在你的網站上為新訪客設置歡迎頁面，讓他們可以直接註冊。

3. 在你的社群媒體個人檔案中加入電子報訂閱連結。

4. 寄送歡迎電子郵件給新訂閱者。

5. 定期清理你的電子郵件名單。

6. 分類你的電子郵件清單後再製作目標導向的內容。

7. 重新吸引沉睡的訂閱者。

管理大型郵寄清單時，最佳的應用程式是什麼？

從以下熱門軟體中，選擇最適合管理大型郵寄清單的應用程式。記得比較各項功能和價格，以確保你選用的應用程式能夠符合你的目標！

1. beehiiv

2. ZeroBounce

3. HubSpot Email Marketing Tools

4. Active Campaign

5. Constant Contact

6. Sendinblue

7. Mailchimp

8. Moosend

9. Campaign Monitor

10. Substack

你如何管理聯絡人名單？

以下是幾種維護你聯絡人名單的方法：

1. 使用雙重確認機制，而非單次訂閱。

2. 讓使用者選擇電子郵件偏好設定。

3. 讓訂閱者能輕鬆取消訂閱。

4. 移除不活躍的訂閱者以維持名單的整潔度。

5. 不要購買電子郵件名單。

6. 降低你的電子郵件退信率。

建立電子郵件名單的最佳做法是什麼？

建立電子郵件名單的最佳做法是：

1. 確保你的註冊表單切合情境。

2. 使用適合手機瀏覽的響應式訂閱表單。

3. 在你的內容中加入客製化的 內嵌式行動呼籲 來增加訂閱人數。

4. 對特定內容資產使用電子郵件門檻。

5. 使用不引人注目的方式收集電子郵件地址。

6. 在你的社群媒體個人簡介中加入電子報訂閱連結。

7. 使用 beehiiv 的電子報著陸頁面 推薦計畫 快速擴展你的訂閱者名單。

2023 年如何擴展我的電子郵件訂閱名單？

以下是在 2023 年及未來擴展你的電子郵件訂閱名單的方法：

1. 運用誘因磁鐵吸引人們訂閱。

2. 在社群媒體上舉辦比賽和抽獎活動。

3. 讓你的訂閱者能輕鬆地與朋友分享你的電子報。

4. 在你表現優異的部落格文章中加入相關的內容升級。

5. 在訪客離開前使用離站彈窗來收集電子郵件地址。

管理電子郵件的最佳方法是什麼？

管理電子郵件的最佳方式是：

1. 安排固定時間查看並回覆電子郵件。

2. 建立不同的電子郵件標籤、資料夾和分類。

3. 事先決定要優先處理哪些電子郵件。

4. 不要回覆收件匣裡的每封郵件。

5. 刪除塞爆收件匣的無用郵件。

6. 取消訂閱你不再感興趣的電子報。

7. 使用預覽功能來確認郵件是否需要立即處理。

8. 使用預設回覆來回應類似的訊息。

9. 只閱讀相關的電子郵件，而不是收件匣中的所有內容。

10. 使用智慧型電子報平台來自動化某些任務。

8 個電子郵件名單管理的最佳實踐

讓我們深入探討八個電子郵件名單管理的最佳做法，幫助你提升訂閱者名單的品質。

1. 使用雙重確認機制。

在使用註冊表單收集新訂閱者的電子郵件地址時，你可以選擇單重或雙重確認（Single or Double Opt-in）方式。

顧名思義，只要訂閱者點擊一次「訂閱」按鈕，他們就會立即被加入你的電子郵件名單中。這種單一選擇加入的方式，讓整個過程變得非常簡單。

但採用雙重確認機制時，訂閱者必須點擊自動發送的電子郵件中的連結，以確認他們有興趣收到你的電子報。

雙重確認訂閱是一種有益的做法，因為它：

1. 確保你獲得的訂閱者都是真正想聽你說話的優質讀者。

2. 由於訂閱者必須驗證他們的電子郵件，這降低了將垃圾郵件發送者加入你的名單的風險。

3. 符合一般資料保護規範（General Data Protection Regulation，GDPR）法律，以防你的部分訂閱者來自歐盟國家。

總的來說，雙重確認訂閱能產生一個更有參與度的訂閱者名單。

2. 寄送歡迎信給新訂閱者

訂閱者就像重要的貴賓——他們值得特別的對待。

你必須為他們鋪上紅地毯。歡迎郵件正好可以幫你做到這一點。歡迎郵件是訂閱者註冊後收到的第一封正式電子郵件。它可以是單一封郵件，也可以是一系列的郵件。

歡迎郵件效果非常好。它們能帶來高轉換率，並且比標準電子郵件行銷活動獲得 開啟率高出四倍 和五倍以上的點擊率。

歡迎信對於管理你的聯絡人名單至關重要。首先，歡迎信為你與訂閱者的關係奠定良好基調。訂閱者收到歡迎信後，會對你的品牌產生好感。這也是一個絕佳機會讓你設定期望值，並告訴訂閱者他們可以從你的電子報中得到什麼。

你甚至可以用它來讓訂閱者選擇他們想閱讀的主題。

3. 細分你的電子郵件名單。

另一個標準的電子郵件名單管理最佳做法是名單分類（List Segmentation）。

名單分群是將你的電子郵件名單依照訂閱者的需求分成較小的子群組，以便提供更精準的內容。

細分群眾可以幫助你製作出能引起訂閱者共鳴的個人化內容。

你越早進行名單分類越好，因為這樣可以確保訂閱者從一開始就能收到相關的內容。

你可以依照以下方式來分類你的名單：

• 地點

• 人口統計資料

• 使用者行為

• 訂閱者電子郵件偏好設定

• 過往購買紀錄

• 感興趣的主題

• 互動程度

• 誘因磁鐵選項等

分類你的訂閱名單，製作超個人化的電子郵件，提高點擊率。

4. 運用聯絡人標籤。

千篇一律的電子郵件內容會扼殺轉換率。

聯絡人標籤能幫助你根據使用者的特定行為發送量身訂製的訊息。

標籤是一種電子標記，你可以根據訂閱者與你的品牌互動時所採取的特定行為，將它加到電子郵件聯絡人上。

舉例來說，你可以為以下類型的聯絡人加上標籤：

• 填寫了電子報訂閱表單。

• 參加了一場線上研討會。

• 瀏覽了著陸頁面。

• 購買了特定商品。

• 點擊了特定的電子郵件連結。

• 下載了一本電子書。

在你為訂閱者名單加上標籤後，你只需要針對特定群組發送與他們行為相關的內容。這些高度個人化的訊息能夠提高開信率和點擊率，因為內容正好符合他們的需求。

5. 讓訂閱者決定他們想收到通知的頻率

電子郵件疲勞是真實存在的。

有時候，人們會被大量湧入的電子郵件搞得不知所措。結果就是，他們根本不會打開你的郵件，更別說與之互動了。

解決方法是什麼？

當新訂閱者註冊後，詢問他們 他們希望多久收到你的消息一次 以及他們想閱讀哪些主題的電子報。設定電子郵件偏好可以提高郵件互動率，因為訂閱者只會收到他們想要的內容。

6. 重新吸引不活躍的聯絡人

無論 精彩絕倫的電子報內容 有多好，訂閱者的興趣終究會減弱。

有些聯絡人對你的來信不像一開始那麼熱衷了。他們忽視你的電子報。他們的優先事項和目標可能已經改變。擁有大量不活躍的聯絡人對你的電子報來說是很糟糕的。這會讓你的開信率和點擊率直線下降。

答案是什麼？

撰寫一封重新吸引顧客的電子郵件，贏回他們的青睞。

以下是幾個撰寫超棒重新吸引訂閱者電子郵件的快速技巧：

• 使用吸引人的主旨行，例如：好久不見、最近好嗎、我們想念你。

• 給他們一個再回來的理由，例如提供獨家內容或折扣優惠。

• 請他們選擇希望收到電子報的頻率。

• 問問他們為什麼沒有與你的內容互動。

• 加入清楚的行動呼籲，讓聯絡人可以點擊表示他們仍想收到你的消息。

一個精心策劃的重新參與活動能夠讓許多不活躍的訂閱者重新活躍起來。

7. 移除不活躍訂閱者

有時候，即使你盡了最大努力想重新吸引冷門訂閱者，他們還是沒有回應。

既然如此，就把他們從你的電子郵件列表中移除吧。在列表中保留不活躍的聯絡人會損害你的寄件者信譽。

移除所有長期未打開你電子報的訂閱者。你可以自行決定多久沒開信就代表訂閱者不想再收到你的消息，該從名單中剔除。

無論是三個月、六個月、九個月還是十二個月，這都取決於你的決定。一切都要看你所處的產業、你進行的行銷活動類型，以及你的分析趨勢所顯示的結果。

定期從你的電子郵件列表中清理不活躍的訂閱者，以保持高互動率。

8. 持續不斷地進行測試。

現代的電子郵件自動化工具讓電子郵件行銷變得不再是瞎子摸象。

怎麼做？

透過策略性的 A/B 測試

如果你想知道的話，A/B 測試，也就是分割測試，是指創建兩個或更多的電子郵件或網頁元素變體，根據效能數據來觀察哪一個表現最佳。

好奇為什麼聯絡人沒有打開你的電子郵件？試試看。

覺得某個行動呼籲按鈕可能比現有的表現更好？那就測試看看吧。

想知道哪封歡迎信效果最好嗎？做個測試吧。

你覺得不同的 電子郵件範本 能提高互動率嗎？試試看吧。

不論你的理由是什麼，你都可以透過測試電子報的每個元素來驗證或推翻你的想法。

5 款最佳名單管理軟體

光是知道電子郵件名單管理的最佳做法是不夠的。你必須使用正確的工具來執行。

以下是五種值得考慮的清單管理工具。

1. ZeroBounce

ZeroBounce 是一個電子郵件驗證平台。

主要功能

• 高速電子郵件驗證（45 分鐘內可清理 10 萬筆聯絡人）

• 評估訂閱者參與度的電子郵件評分系統。

• 電子郵件活動數據會告訴你你的聯絡人在過去 30、60、90、180 或 365 天內是否有任何電子郵件活動。

• 收件匣位置測試和電子郵件伺服器測試協助你正確設定並 提高送達率 。

2. HubSpot

HubSpot 提供一套電子郵件行銷工具，你可以用來管理聯絡人名單。

主要功能

• 內建客戶關係管理系統（。

• 名單分眾功能可以幫助你根據自訂的條件來建立聯絡人名單。

• 個人化功能，提高開信率和點擊率。

• 透過篩選出訂閱者沒在開啟的電子郵件來清理你的聯絡人名單。

3. Active Campaign

Active Campaign 是一個客戶體驗自動化平台，結合了電子郵件行銷、行銷自動化、銷售自動化和客戶關係管理功能。

主要特色

• 客戶關係管理系統可追蹤客戶互動並個人化你的行銷活動。

• 評估訂閱者參與度的潛在客戶評分系統。

• 與 Gmail、Outlook 以及其他常用電子郵件客戶端相容。

• 電子郵件行銷自動化，包括自動回覆系統和歡迎系列郵件。

4. Constant Contact

Constant Contact 是一款涵蓋所有數位行銷領域的軟體，包括電子郵件行銷。

主要特色

• 根據觸發條件自動發送電子郵件給聯絡人的自動回覆功能。

• 根據特定條件為聯絡人貼上標籤並進行分類的追蹤標籤。

• 自動移除重複的項目並取消訂閱聯絡人。

• 電子郵件名單分類功能，可建立各種不同的聯絡人清單。

5. Sendinblue

Sendinblue 是一個全方位的數位行銷平台。

主要功能

• 聯絡人分群功能可將聯絡人分成小群組，以便發送客製化訊息。

• 吸引目光的表單，助你擴展電子郵件聯絡人名單。

• 建立排除名單並優先考慮你讀者群中反應積極的族群。

• 自動發送歡迎郵件給訂閱你電子報的人。

使用 beehiiv 管理電子郵件名單

你可以用很多方式在 beehiiv 上管理訂閱名單。

以下是其中一些：

• 使用分眾功能將你的讀者群分成更小的群組。

• 建立不會更新的靜態區隔和會頻繁更新的動態區隔。

• 製作專業的歡迎郵件，在新訂閱者註冊後自動發送給他們。

• 從主旨到頁尾，對你的行銷活動的每個元素進行 A/B 測試。

• 根據不同觸發條件自動建立多步驟電子郵件歷程的自動化功能。

• 運用彈出視窗和進階的電子郵件收集功能來擴展你的聯絡人名單。

我們的一站式電子報平台為你提供所有最新工具，讓你輕鬆維持訂閱名單的精簡和健康。

註冊 beehiiv 來有效地擴展和管理你的電子郵件訂閱名單。