你需要電子郵件合規性軟體嗎?

如何維持電子報的電子郵件合規性

Author

Megan Smith
June 07, 2023

談到任何形式的合規，我就會聯想到《1984》那樣的反烏托邦，並忍不住想要反抗。我必須控制住內心的叛逆少年，提醒自己電子郵件合規其實是件好事。它能保護我的收件匣免受色情內容和行銷廣告的轟炸，同時確保我的資料安全。從寄件者和收件者關係的另一端來看，合規也能幫助我 提高電子郵件送達率，並確保訊息能送達我想要的地方。

電子郵件合規是指遵守政府對於電子郵件各方面的規定，包括電子郵件的發送、接收、儲存和歸檔。整體而言，這些要求旨在保護使用者的隱私，並防止他們收到不請自來的騷擾訊息。

各國法規不盡相同，有些地區還有地方或州法律需要考慮。電子郵件合規軟體能幫助出版商遵守這些法律，但即使沒有專門的合規工具，你也可以採取一些措施。找出最適合你、你的讀者群，以及能讓你安心的解決方案。

什麼是美國電子郵件合規？

美國有幾項法律規範電子郵件的合規性。其中最重要的是 2003 年制定的控制未經請求的色情及行銷電子郵件法案（CAN-SPAM Act）。這項法案為商業電子郵件訊息制定了規則。CAN-SPAM 法案要求寄件人必須：

  • 在所有電子郵件中附上他們的實體地址

  • 為訂閱者提供取消接收後續訊息的方式

  • 不得在訊息中使用具有誤導性的主旨行或虛假的標頭

你的出版品可能也需要遵守當地或州的法規。舉例來說，加州有其 自己的一套規則 關於電子郵件行銷的規定，包括商業電子郵件必須取得收件人的選擇性同意。

請注意，許多電子郵件服務會自動加入合規相關的元素。舉例來說，beehiiv 的電子郵件範本會為收件人提供取消訂閱的連結。我們也建議你在 歡迎郵件 中強調這個選項，確保你的訊息能夠傳遞給真正有興趣的讀者。

什麼是 GDPR 電子郵件合規（GDPR Email Compliance）？

一般資料保護規範（General Data Protection Regulation，GDPR）保護歐洲的個人資料。無論公司位於何處，只要處理歐洲境內個人的個人資料，就必須遵守這項規範。

GDPR 要求企業在收集歐洲地區個人資料前，必須先取得明確同意。他們還需要依照個人要求提供其個人資料的存取權，並在個人提出要求時刪除相關資料。如果企業與第三方合作，他們還有責任確保這些合作夥伴也遵守相關規定。

如何讓我的電子郵件符合 GDPR規定？

擔心自己可能在不知不覺中違反了國際法嗎？（好吧，現在我用這麼戲劇化的方式提出這個問題，你可能真的開始擔心了。抱歉啊。）

以下是你可以採取的措施來 確保符合 GDPR 規定 。

  1. 只寄送電子郵件給同意接收的人

  2. 說明你聯絡他人的正當理由，以及你收集的任何其他資訊

  3. 讓退訂過程簡單明瞭

  4. 確保內容準確無誤，並為你所做的任何聲明提供佐證

  5. 加密敏感資訊以保護客戶資料，避免可能的資料外洩或駭客入侵

除了確保你遵守規定外，這些建議對於任何電子報來說都是不錯的做法。

電子郵件合規軟體

如果你處理敏感資訊或需要更強大的合規解決方案，你可能會想要研究電子郵件合規軟體這些應用程式能確保電子郵件按照法規要求安全地存檔和管理，保護你的品牌形象並降低資料遺失的風險。你可以使用它們來處理內部通訊以及你的電子郵件列表。

最佳電子郵件合規軟體選項

市面上有許多優秀的選擇，你需要找到一個符合你預算，同時具備你所需功能的平台。以下是一些值得研究的熱門平台：

  • Mimecast 。這是一個全方位的保護解決方案，提供進階功能，如資料外洩防護和惡意軟體偵測。它以精密的威脅偵測和管理而聞名。雖然主要設計給至少有 100 個席位的大型企業使用，但 Mimecast 也為較小規模的組織提供方案，不過你需要聯絡銷售部門以獲得更多資訊。除此之外，價格從每個席位每月 4.50 美元起跳。

  • N-able Mail Assure 。這是一個專為小型企業設計的解決方案，包含即時監控組織內部寄出的電子郵件，以確保合規性。此外還提供長期存檔和無限儲存空間。你可以註冊免費試用或要求報價。

  • MailMeter 。這是一個電子郵件管理和合規平台，讓使用者能夠依照法規輕鬆儲存電子郵件。它具有強大的搜尋功能，可以精準定位特定文件或根據需求過濾一組郵件。這個軟體可以與 Office 365 和 Gmail 整合。如需報價，請直接聯絡該公司。

  • Presults 。這是一款電子郵件行銷合規軟體，協助企業監控第三方活動，並透過名單清理工具識別和解決潛在問題。它簡化了合規審查和電子郵件帳戶稽核的流程。你需要向他們索取報價，不過 Presults 引以為傲的是他們採用月租制合約，目的是降低你的初期承諾（和壓力）。

這些年來，電子郵件合規性變得越來越重要，而選對平台可以為你省下不少麻煩。

保持警惕

透過這份電子郵件合規性和電子郵件合規軟體（Email Compliance Software）的介紹，你可以確保你的電子郵件符合相關法規。美國和歐洲的法律對 beehiiv 的大多數優秀創作者來說最為相關，但當你將品牌發展成為全球現象時，也要注意其他國家的法規。

合規這個詞聽起來很被動，但你的做法可不能這樣。要積極主動地清理你的訂閱者名單，並謹慎保護訂閱者的資料。

你的信譽也需要遵守規範。避免落入垃圾郵件資料夾，並了解更多關於如何 保護你的寄件者信譽 。