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專業感謝信的重要性,以及如何撰寫他們
在電子郵件中表達感謝的指南
Tyler Mason
February 13, 2024
目錄
在我把我的舊遊戲機送給我的小表妹之後，我收到了她寄來的一個包裹。裡面有一張手寫的紙條，上面寫著：
專業嗎？差遠了。
有影響力嗎？這麼說吧，八個月過去了，它還是穩穩地躺在我的書架上。
她在寫那張便條時做了幾件事，我認為很多行銷人員都可以效仿。
這張便條紙：
個人化且出乎意料
簡潔扼要，但又足夠詳細以表達謝意
始終真誠以待
我認為，真誠的感謝（尤其是在職場上）每年都變得越來越少見。我們每個人都忙得不可開交，而且關鍵績效指標（KPI）並不會自己達成。
因此，在 2024 年，學會如何發送一封專業的感謝郵件可能正是讓你和你的公司脫穎而出的關鍵。
如果你曾經問過以下任何一個問題，那麼這篇文章就是為你而寫的。
如何在電子郵件中表達感謝之意？
在電子郵件中，該如何專業地表達感謝之意？
如何寫一封感謝的電子郵件？
我們將討論何時適合發送感謝信、個人化和真誠所能帶來的差異，並為你提供一份可供參考的步驟清單。
感恩在職場溝通中的影響力
有人幫忙扶著門。 謝謝。
有人說他們希望你有個美好的一天。 謝謝，你也是。
你的另一半在早上端來一杯咖啡，因為你們的狗整晚吵得你倆都沒睡好，現在你幾乎睜不開眼睛。 謝謝你。真的謝謝你。
我們大多數人每天都會表達感謝。這表示我們珍惜他人為我們所做的事，同時也能讓他們感到開心。
那麼在職場環境呢？用詞和語氣可能會稍有不同，但背後的動機是一樣的。話說回來，在什麼情況下適合寄送感謝信呢？
為什麼要相信我？我從 2000 年代初期就開始發送專業電子郵件了。我已經在數位世界中說過上千次謝謝，也看過不少千篇一律或是不真誠的感謝郵件。我知道如何保持專業，也明白為什麼真誠同樣重要。
何時該寄送感謝信
要列舉所有適合發送感謝信的場合恐怕會花上太多時間，所以這裡列出幾個發送感謝信能產生重大影響的情況。
聲明：通常，親自（或透過電話）表達謝意會比發送電子郵件更有意義。不過，這並非絕對。透過電子郵件表達感謝仍然可以是一種有效的方式。
問題獲得解答之後
在得到問題解答後，立即發送一封簡短的感謝郵件是一種禮貌的做法，可以讓對方知道你已收到他們的回覆。這封郵件不需要特別華麗—通常越簡短越好。
在這種情況下，一封感謝信可以達到幾個目的。
這表示你已經透過電子郵件收到寄件者的回覆。
這表示你感謝對方抽空回覆。
你可能會說類似這樣的話：
Tyler，
謝謝你的說明！我很感激。
再聊，
簽名
在這種情況下，這樣的一封電子郵件可能就足夠了。如果你對每個問題都回覆感謝信，反而可能會造成困擾，所以不需要寫得太多。
當有人訂閱你的電子報時
向新訂閱者表達感謝可能意義重大。我有過這樣的經歷。收到一封真誠、個人化的電子郵件，顯示創作者真的在乎我這個個體，會讓我對支持他們的決定感到欣慰。
現在，你可能無法負擔為每一位新訂閱者寫一封個人化的感謝信（至少我們希望你不需要這樣做），但你仍然可以讓它具有個人風格。
在問候語中加入讀者的名字。
向他們表達感謝，展現他們的訂閱對你的意義。
以更多感謝之意作結，並以正面的語氣結束。
大多數電子郵件行銷平台都提供某種形式的自動化功能，讓你能夠自訂歡迎郵件，而不必手動製作每一封。
以下是我在訂閱一份我特別喜歡的文案寫作電子報後收到的感謝信：
小撇步：如果你在歡迎信中加入感謝詞，你也可以藉此機會提升你的郵件送達率。 晨間新聞 在這方面做得很好，他們在歡迎信的底部加了一個小區塊：
總而言之，別錯過感謝新訂閱者的機會，無論是在你的歡迎信或是單獨的感謝郵件中。並非每個人都會這麼做，但這確實能帶來很大的不同。
當有人支持你的事業
企業需要忠實顧客才能營運，電子報也需要讀者群才能成功。感謝讀者持續支持不僅能提醒他們你是個真實的人，還能讓你有機會向他們展示他們的錢都花在哪裡。
假設你擁有一份提供實用居家維護技巧的電子報。你的感謝信可能會是這樣的：
嗨 Tyler，
我想藉此機會向你表達感謝，感謝你一直以來的支持。沒有像你這樣的讀者，我們真的無法繼續前進。
從第一期電子報開始，我們就只有一個目標：提供屋主所需的工具，讓他們的家保持美觀。現在，我們已經發送了超過 324 封電子郵件（還喝了不少咖啡）。
我們迫不及待想看看 2024 年會帶來什麼驚喜。祝福大家擁有健康、整潔的家。
再次感謝你，
This House Is a Home 電子報團隊
再次強調，你的感謝信不需要太過詳細（不過在這個例子中，展示公司的價值觀和使命可以讓讀者回想起他們最初訂閱的原因）。這是一個絕佳的時機來分享統計數據和案例研究，並讓他們先睹為快你接下來的計畫。
面試結束後
面試後是否要主動聯繫一直是個熱門話題。我的立場是贊成主動聯繫。
如果一家公司花時間面試你，絕大多數公司應該不會對一封「感謝你們撥冗」的電子郵件嗤之以鼻。最糟糕的情況是什麼？你沒得到這份工作，但很可能不是因為你說了謝謝。
類似這樣：
主旨：感謝您 – 專案經理面試
嗨 Mark，
我只是想說，非常感謝你今天早些時候和我聊天。我真的很享受我們的討論，現在更加期待能加入團隊了！
你對組織和生產力的看法讓我印象深刻，這使你與我合作過的其他公司有所不同。
再次感謝你給我這個見面的機會。
祝 順心如意，
簽名
寄送面試後的電子郵件時，有一件重要的事情要注意：要個人化。重新提及你在面試中討論過的某個觀點。展現你已經做過功課，並且真誠地對加入公司感興趣。這會幫助你從其他更為制式的電子郵件中脫穎而出，因為人資主管肯定會收到許多這樣的郵件。
交流活動結束後
我透過人脈建立獲得了一些最寶貴的人際關係（以及報酬最高的客戶）。無論你是在活動中認識某人，還是自己建立了新的連結，發送一封感謝信都是建立關係的好方法。
由於這可能是一個全新的連結，真誠和個人化在這裡特別重要。不要說：
嗨 Mark，
感謝你與我聯繫。我期待在不久的將來能與你進一步討論 [x] 的相關事宜。如果你有任何問題，歡迎直接回覆這封電子郵件。
敬祝 安康，
簽名
試試看以下這些：
嗨 Mark，
很高興在 [x] 活動上認識你。再次感謝你關於 [y] 的建議，我從來沒有從那個角度想過。
期待能更進一步認識彼此。以下是我的聯絡資訊：
如果你還有任何問題，隨時歡迎與我們聯繫。
祝 順心，
簽名
這個例子並沒有長多少，但有幾個重要的差異。
提供細節。提醒你的人脈你們在哪裡見面以及談論了什麼，能夠讓他們腦海中的印象更加鮮明。
展現你的關心，對他們做過的特定事情表達謝意。
這提供了一個簡單的方式，讓他們可以用自己喜歡的方式聯絡你 。
當你想表達感謝之情
我收到過最難忘的感謝信或電子郵件，並不是那些在我提供幫助後所預期會收到的。沒錯，在送出結婚禮物後收到感謝卡是很好，但當一個朋友或同事主動聯絡你，只是為了告訴你他們有多麼感謝你，那才真的讓人覺得無比珍貴。
不用多說，誠懇和個人化在這裡是至關重要的。畢竟，你寫這封信是為了表達你對某人或他們所做的事情的感謝之意。
這裡有個例子：
嗨 Tyler，
希望你週末過得愉快。
我只是想跟你說聲謝謝，真的很感激你給我的所有幫助。適應這個新職位確實有些挑戰，但因為有你的協助，一切都變得可以應付。你對我的幫助真的意義重大，我無法用言語完全表達我的感激之情。
如果我以後有機會能回報你的恩情，請一定要告訴我。
敬祝 順心
簽名
這裡沒有太多規則。只要做自己，用心寫作就好。
感謝信的最佳寄送時機
如果你幫我開門，而我一個星期後才向你道謝，你會有什麼感覺？你甚至還記得你做過這件事嗎？
根據你感謝他人的原因不同，在適當的時機發送電子郵件是很重要的。繼續閱讀以了解一些關於等待多長時間的一般建議。
最佳發送時機
一般來說，最好在互動結束後不久就發送感謝信。
如果你在活動中認識了某人 ，當天或隔天就主動聯絡他們。
如果你透過電子郵件收到協助 ，請盡快回覆一封感謝信。
如果有新訂閱者加入你的電子報 ，自動發送一封包含感謝內容的歡迎郵件。
當然要記得考慮收件人的時間。我不建議在凌晨一點聯絡你在交流活動中認識的人，或是在星期日一大早感謝新客戶。要運用你的判斷力，想想收件人收到你的郵件時可能處於什麼樣的心理狀態。
如何巧妙地保持聯繫
與專業人脈保持聯繫其實很簡單，只有幾點需要注意。如果你想和他們建立專業關係，他們必須記得你，但這並不意味著要不斷轟炸他們的收件匣。
根據情況，你可能會在一段時間過後說類似這樣的話：
嗨 Mark，
希望你一切安好。我們幾週前討論過 [x] 的事，我想問問你是否有興趣合作一個新專案。
你的生活有什麼令人興奮的事情嗎？
再聊，
簽名
再次強調，你不需要寫一封涵蓋多個主題的長信。保持簡單明瞭，並加入一些能讓對方想起你是誰的內容即可。
專業電子郵件的語氣和禮儀
我們經常聽到「謝謝」這個詞，以至於很容易被忽視，除非你能感受到它是發自內心的。那麼，你要如何在電子郵件中適當地表達你的感謝之意呢？
個人化設定
盡可能避免在你的電子郵件主旨和內文中使用籠統的問候語。
親愛的 [姓名]，
或是
嗨 [Name]，
通常會比較有影響力
親愛的讀者：
而且在大多數情況下，這並不需要太多努力。個人化是向讀者展示他們很重要的絕佳方式。
真誠
你正在寫一封感謝信，所以可以安全地假設你很感激某人為你做的事，對吧？讓這份感激之情在你的電子郵件中閃耀吧。
別害怕展現一點個人特色。我不會使用表情符號（除非你覺得適合），但適時提醒對方你也是個有血有肉的人並無不妥。
個人化在代表你的公司或電子報發送感謝郵件時特別重要。雖然有些公司本質上比較正式，但讀者仍應該能夠感受到你的感謝不只是一封由人工智慧自動生成的群發郵件。
詳細資訊
與其只是單純地感謝別人做的事，不如告訴他們為什麼這件事很重要。它如何讓你的生活變得更好？你特別欣賞他們做的哪一部分？這件事未來會如何幫助你？
還記得我上面提到的小表妹是怎麼寫她的筆記的嗎？
我寫這封信是想表達我有多感激。我真的無法用言語表達我的謝意。我每天都在玩它。還要謝謝你的關心簡訊！有這麼貼心的表哥/表姊真的讓我每天都很開心。希望能盡快見到你們！
她不只是說了聲「謝謝」而已。她告訴我為什麼這件事對她很重要，以及這讓她有什麼感受。這對我來說，比起一封完美無缺的專業感謝函更有意義。
正式與隨興：了解你的讀者群
在企業環境中過於隨意可能會讓你與眾不同——只是可能不是你所期望的那種方式。話雖如此，你完全可以既專業又真誠。要怎麼做呢？
做好功課。寄給法律事務所人事主管的感謝信，可能會比寄給同事的更正式一些。
別太機械化。如果情況允許的話，盡量用對話的口吻。多用縮略語，別寫得像你的鍵盤沒有撇號一樣。
請記住收信的是真實的人 。
電子郵件設計與格式
雖然沒有一種完美的方式能夠製作出適合所有情況的視覺吸引力感謝信，但是有一些設計技巧可以讓你的電子郵件脫穎而出。
視覺吸引力
作為內容創作者，讀者會將你與你的品牌聯想在一起。感謝信是個絕佳機會，可以提醒你的讀者群為何訂閱你的電子報，以及持續關注你會帶來什麼好處。
保持視覺元素符合品牌形象，讓收件人一眼就能認出這封電子郵件的來源。我一看到收件匣裡的這封郵件，就立刻知道是來自 Smart Nonsence 的：
然而，如果讀者看不到的話，再好的視覺效果也是枉然。
確保在所有裝置上的可讀性
對 2023 年的行銷人員來說，設計一封不只在桌機上看起來很棒的電子郵件至關重要。統計數據顯示，超過 60% 的所有電子郵件 的電子郵件是在行動裝置上開啟的。而談到跨裝置的可讀性時，大小確實很重要。
全球最普遍的桌面解析度是 1920 px x 1080 px。
最常見的手機解析度是 360 x 800 像素。
這對感謝信有什麼影響呢？要確保你的文字不會因為糟糕的設計而被忽略。你最不希望看到的就是有人因為無法閱讀而錯過重點。仔細檢查你使用的 適當調整所有圖片或橫幅的大小 ，並再三確認文字能夠適應多種平台。
撰寫主旨
在行銷領域中， 最佳標題行是：
顛覆性的
簡短
獨特
有趣
即時
就像 麥可・馬斯特森說 一樣，它們應該遵循四個 U 原則：實用（Useful）、獨特（Unique）、高度專門（Ultra-Specific）和緊迫性（Urgent）。
感謝信也是如此嗎？ 大致上是的。 在表達感謝時，通常不需要打斷對方的思緒來吸引注意力，也不必花時間把感謝信寫得特別具體。
相反地，你應該專注於清晰、簡短，並針對你的讀者群量身打造的主旨列（Subject Line）。
清晰簡潔
主旨行不適合長篇大論。你只有短短幾秒的時間來吸引別人的注意力，讓他們決定是否要打開這封電子郵件。在表達感謝時，要保持簡潔：
感謝你的辛勤付出
只是想說聲謝謝
再次感謝你 [x]
個人化可以讓這一切更上一層樓。
個人化設定（Personalization）
個人化是行銷人員的一大利器，對於想要與讀者建立情感連結的創作者來說更是如此，特別是在主旨欄中加入收件人姓名的做法。
Tyler，非常感謝你！
Tyler，感謝你再訂閱一個月！
謝謝你，Tyler！
Tyler，謝謝你就是你！
提醒你一點：越來越多行銷人員開始在主旨行使用收件人的名字，所以你要好好研究，確保你的電子郵件看起來真誠自然。
撰寫電子郵件內文
她不是做行銷的，但我覺得我表姐對電子郵件的結構比她表現出來的還要懂。讓我們再仔細看看那封信的內文：
我寫這封信是想表達我有多感激。我真的無法用言語表達我的謝意。我每天都在玩它。也謝謝你時不時傳訊息關心我！有這麼貼心的表哥/表姊真的讓我每天都很開心。希望能盡快見到你們！
她做了幾件大多數感謝信都應該效仿的事（除非只需要簡單地說聲「謝謝」）。那封簡短的信充滿了誠意，而且她再次強調了她的感激之情。
真誠表達感謝之意
你可以寫一封只說謝謝的電子郵件。即使你使用個人化的問候語，並在最恰當的時機發送，還是可能有所欠缺。
我寫這封信是為了表達我有多麼感激。我真的無法用言語來表達我的謝意。
你看到這兩句話傳達了多麼豐富的意涵了嗎？你能感受到其中流露出的真摯情感嗎？
請記住：收到你電子郵件的是一個真實的人，所以要像面對面一樣感謝他們。但不要只停留在這裡！告訴他們你 為什麼 感謝他們所做的事。
常見問題：感謝信該寫多長？就像行銷界的大多數事情一樣，這要看情況而定。 你的信應該包含必要的字數，多一句都不需要。
強化你的感謝之情
這點特別重要，尤其是在面試後寄感謝信給面試官、與新認識的人聯繫，或是跟你的讀者群溝通時。不要只是說你感謝他們，要告訴他們 為什麼 你感謝他們。
我每天都在玩它。也謝謝你的關心簡訊！能有這麼貼心的表哥/表姐真是讓我每天都很開心。
再次強調你的感謝之意，能讓你的讀者知道他們的行為對你產生了深遠的影響，不只是表面上的效果而已。這讓他們感受到自己是被重視的。身為內容創作者，在讀者心中激發這種感受對於維繫觀眾群來說是無價的。
以正面態度作結
你已經走了這麼遠。別讓這封電子郵件就這樣不了了之，或是變成不那麼正面的語氣。記住你當初寫信的初衷，用一種能留下深刻印象的方式來結束這封郵件。
希望不久後能再見到你們！
最後那句話雖然簡單，卻給我留下了美好的感覺，而且不會減損信件其他部分的效果。同樣的道理也適用於發送專業的感謝郵件。
嗨 Tyler，
希望你週末過得愉快。
我只是想跟你說，我真的很感謝你給我的所有幫助。適應這個新職位一直是個挑戰，但因為有你的協助，讓我覺得還能應付得來。你無法想像這對我來說有多重要。
如果我有機會能回報這份恩情，請務必告訴我。
祝 順心如意，
簽名
就這樣，你已經寫好了一封專業（且有影響力）的感謝信，你的讀者一定會喜歡。不過在你按下發送鍵之前⋯⋯
寄送前的最終檢查清單
你的專業感謝電子郵件幾乎已經準備就緒。剩下的就是再檢查一些可能會降低其效果的細節。
校對
跟任何形式的寫作一樣，花點時間校對你即將寄出的內容是很重要的。經過深思熟慮的電子郵件顯示你已花時間思考信中的內容，並確保重點集中在你想表達的要點上。
在這個階段，以下幾個工具可能會有幫助：
技術提醒
就算是最棒的感謝信，如果無法送達你的讀者手中，也只是徒勞無功。 這就是郵件送達率發揮作用的地方 。
如果你要寄感謝信給同事或是在社交活動中認識的人，你大概不用擔心信件是否能順利送達（除非你的寄件者信譽不佳）。在按下發送鍵之前，只要再次確認電子郵件地址是否正確就可以了。
身為內容創作者，在向大量受眾發送電子郵件時，確保遵循適當的寄送實務至關重要。這也意味著你必須掌握 目前的安全要求的最新動態。
感謝信的注意事項：該做與不該做的事
撰寫一封有影響力的感謝郵件並不困難，但如果你很忙的話，很容易忽略某些細節或犯錯。請記住：
做法：
個人化你的電子郵件。
具體說明你欣賞的地方以及原因。
展現你公司的核心價值。
提醒讀者為什麼當初訂閱了你的電子報。
如果是面試後，立刻寄出。
不要：
不要太正式或太隨意。保持平衡最好。
寄送一封涉及私密內容的感謝信。
在校對之前就把電子郵件寄出去。
結論
發送一封個人化、誠摯且及時的感謝郵件，是表達感激之情的絕佳方式。對內容創作者來說，向你的觀眾表達謝意更能帶來額外好處：
它能提高讀者的互動參與度。
它能與你的讀者建立情感連結。
它讓你能夠展現你的價值觀和未來計畫。
這提醒了他們，品牌背後其實有一個真實的人。
今天就用 beehiiv 寄送一封專業的感謝信，向你的讀者表達你有多麼感激他們的支持！
