Google Postmaster Tools:設置與成功技巧

當你想像一位老派的郵局局長時，你大概會想到一位身材魁梧、戴著厚重眼鏡的男子，臉上掛著愉快的笑容，精力充沛，樂於協助鎮上居民處理所有與郵件相關的問題。對吧？還是只有我們這麼想？

不管你如何想像他，郵局局長無所不能。無論是追蹤遺失的信件、排除故障、處理進出的郵件，還是準備報告，他都能應付自如。

如今，Google Postmaster Tools 在 Gmail 相關事務上扮演著同樣的角色。

為什麼我們要關注 Gmail？

根據 Statista 的統計，Gmail 是全球最受歡迎的電子郵件客戶端，略微領先於 Apple iPhone。高達 36.5% 的電子郵件使用者 的用戶使用 Gmail 來收發電子郵件。Apple Mail 則遠遠落後，僅佔電子郵件客戶端市場份額的 10%。

這代表什麼？

說到電子郵件，Gmail 可說是龍頭老大。因此，如果你沒有針對 Gmail 優化你的電子郵件行銷活動，你只能接觸到訂閱者群的一小部分而已。

在本指南中，您將學習如何設置 Google Postmaster Tools，並獲得有效使用這些工具的實用技巧。

Google Postmaster Tools 是什麼？

Google Postmaster Tools 是 Google 提供的一套免費電子郵件技術，旨在幫助電子郵件行銷人員優化他們發送到 Gmail 的郵件。

Postmaster Tools 可幫助您掌握與 Gmail 相關的重要議題，例如 電子郵件送達率 、網域信譽、安全性、回饋迴路、垃圾郵件舉報，以及您的電子郵件網域的效能診斷。

簡而言之，如果你需要發送大量電子郵件，並且想要分析你的發送網域的相關數據，這是一個非常方便的工具。

如何設置 Google Postmaster Tools

要使用 Google Postmaster Tools，你必須先擁有 Google 電子郵件或 GSuite 帳號。

還沒有帳號嗎？別擔心——註冊很簡單，只需一兩分鐘就能在 此頁面 上完成。如果你是團隊的一員，建議創建一個新的別名帳號，這樣在與團隊成員分享資料時，就不必使用你的個人電子郵件了。

已經取得你的 Google 帳號電子郵件了嗎？太好了。

讓我們深入了解如何設置 Postmaster Tools 的細節。

步驟 1：前往 Postmaster Tools 並點選「開始使用（Get Started）」。

步驟 2： 輸入您用來驗證電子郵件的網域，然後點擊「下一步（Next）」。

小提醒：輸入網域時請不要加上 https:// 前綴。否則，彈出視窗將無法回應。

步驟 3： 點選 「驗證（Verify）」 以確認您的網域所有權。

如果你收到「找不到您的 DNS TXT 驗證記錄（Your DNS TXT verification record was not found）」的訊息，請稍等幾分鐘後再試一次。

你還在遇到困難嗎？

試試「 新增 CNAME record 」作為替代方案。

您的網域驗證狀態可能需要一段時間才會更新為「已驗證」。迫不及待想開始使用嗎？您可以點選「暫時不要（Not Now）」來跳過驗證步驟。

Google Postmaster 在您設定完成後不會立即顯示資料。資料可能需要長達 48 小時才會開始出現，所以如果您註冊後沒有立即看到資料，請不用擔心。

想要讓團隊成員存取您的 Postmaster Tools 儀表板嗎？

很簡單。

請依照以下簡單步驟：

1. 登入 Postmaster Tools 。

2. 指向您想要新增成員的已驗證網域。

3. 在右側，點選「更多（More）」，然後選擇「管理使用者（Manage Users）」。

4. 點擊右下角的「新增（Add）」按鈕。

5. 在彈出的視窗中，輸入您想要授權存取您網域的 Postmaster Tools 資料的使用者 Google 帳號電子郵件地址。

就是這樣。

請注意，您只能新增擁有 Google 帳號的使用者。

在你新增某人之後，記得主動通知他們一聲—— Postmaster Google 不會發送通知。不過，當該使用者登入 Postmaster Tools 時，就能立即在儀表板上看到該網域。

Gmail Postmaster（它是如何運作的？）

Google Postmaster 提供多個儀表板，協助你分析寄給 Gmail 使用者的電子郵件的各種數據。

你將會獲得以下這些資訊：

1. IP 信譽（IP Reputation）

擁有良好的 IP 信譽可以提高您的電子郵件進入收件人收件匣而非惡名昭彰的垃圾郵件資料夾的機會。他們將 IP 信譽分為四個類別：

• 不良： 一個已知發送大量垃圾郵件的 IP 位址。Gmail 的垃圾郵件過濾器會攔截來自這個 IP 位址的郵件，並將其標記為垃圾郵件。

• 低： 這個寄件者發送大量垃圾郵件。Gmail 過濾器會將來自此地址的大多數電子郵件標記為垃圾郵件，但仍有少數郵件會進入收件匣。

• 中等/尚可： 這個 IP 地址發送的郵件大多能順利送達，但也會發送一定數量的垃圾郵件。

• 高： 寄件者有優異的發送記錄，能發送高品質的電子郵件，且具有高傳遞率。來自此地址的郵件極少被標記為垃圾郵件。

2. 域名信譽（Domain Reputation）

你的網域信譽越高，你的電子郵件就越有可能通過 Gmail 垃圾郵件過濾器。相反地，低網域信譽意味著你的郵件更容易被歸類為垃圾郵件。

我稍後會深入探討域名信譽的議題。

3. 發送錯誤（Delivery Errors）

這個儀表板 追蹤尚未送達或暫時停止傳送的電子郵件數量（以百分比表示）。系統會記錄並監控這些導致郵件傳送錯誤的原因：

• 疑似垃圾郵件： 系統判定此電子郵件流量為垃圾郵件。

• 垃圾內容： 郵件被標記為垃圾郵件，因為內容本身就是垃圾訊息。

• 不良或不支援的附件： 電子郵件中包含 Gmail 不支援的附件。

• 發送 IP 信譽低落： 發送郵件的 IP 位址信譽不佳。

• 寄件網域信譽低落： 該寄件網域的信譽極差。

• 超過速率限制： 由於該網域發送了異常大量的電子郵件，系統已啟動部分臨時速率限制。

• 被列入黑名單的 IP： 發送郵件的 IP 位址已被列入即時黑洞列表（Real-time Blackhole List，RBL），這是一份因發送垃圾郵件而被列入黑名單的 IP 位址清單。請設法將您的 IP 從黑名單中移除。

• 寄件者網域的 DMARC 拒絕政策： 寄件者網域系統已設定為隔離或拒絕未通過 DMARC 驗證的電子郵件。

4. 垃圾郵件率（Spam Rate）

這個儀表板 測量的是被使用者標記為垃圾郵件的電子郵件數量與發送給活躍用戶的總電子郵件數量之比較。 Google Postmaster 將其以百分比的形式呈現。

盡可能保持低垃圾郵件率，以維護您的寄件者信譽。

目標應該是達到標準的垃圾郵件率，即每 1,000 封電子郵件中只有一個投訴，或低於 0.1%。如果高於這個比率，你的郵件就有可能被歸類到垃圾郵件資料夾中。

5. 身份驗證（Authentication）

驗證是一種提升電子郵件可送達性的最佳實踐，能夠增強您的寄件者信譽。驗證指標衡量的是您的電子郵件中通過 DMARC、SPF 和 DKIM 驗證的百分比，相較於所有嘗試進行驗證的收到流量。驗證能保護使用者免受詐騙郵件和網路釣魚的威脅，同時也能提高您的郵件可送達性評分。

6. 加密（Encryption）

驗證指標衡量的是您的電子郵件中通過 DMARC、SPF 和 DKIM 驗證的百分比，相較於所有嘗試進行驗證的收到流量。驗證能保護使用者免受詐騙和網路釣魚的威脅，同時提升您的郵件送達率。驗證是一種 電子郵件送達率最佳實踐 ，可以增強您作為寄件者的信譽。

Google Postmaster 顯示了其中一項最重要的電子郵件安全協定：傳輸層安全性（Transport Layer Security, TLS）。

• TLS Inbound： 顯示從該網域接收的 Gmail 來信中，成功通過 TLS 加密的郵件百分比。

• TLS Outbound： 顯示以 TLS 加密方式被接受的 Gmail 外送郵件百分比，相對於寄送至該網域的所有郵件。

加密會「鎖住」訊息，確保在電子郵件客戶端之間傳輸時不會被任何人攔截。

7. Gmail 回饋迴路（Feedback Loop，FBL）

Gmail FBL 會在大量寄件者收到大量 Gmail 使用者投訴時發出警示。要啟用這個儀表板，你必須先設置 Gmail 垃圾郵件回饋迴路。FBL 群組會顯示平均 FBL 垃圾郵件比率和識別碼數量圖表：

• FBL 垃圾郵件率圖表： 顯示特定日期內，所有被回饋迴路（FBL）標記的識別碼之平均垃圾郵件率（如適用）隨時間的變化。

• 識別碼數量圖表： 顯示每天被 FBL 標記的唯一識別碼數量（如適用）隨時間變化的趨勢。

Google Postmaster 網域信譽（為什麼它很重要？）

Postmaster 的一項關鍵指標是網域信譽（domain reputation）。

顧名思義，電子郵件網域信譽是根據網際網路服務供應商（ISP）和電子郵件服務供應商（ESP）所見的歷史可信度，對你的網域進行評分。

Google Postmaster 將您的網域信譽評為不良、低、中或高，類似於 IP 信譽的分類方式：

• 差勁： 有大量發送垃圾郵件的紀錄。來自此寄件者的郵件幾乎一定會在 SMTP 階段被拒絕或被標記為垃圾郵件。

• 低： 已知經常發送大量垃圾郵件，來自此寄件者的郵件很可能會被標記為垃圾郵件。

• 中等/尚可： 已知會發送優質郵件，但偶爾也會發送少量垃圾郵件。來自此發送者的大多數電子郵件都會有不錯的送達率，除非垃圾郵件的數量明顯增加。

• 高： 具有極低垃圾郵件率的優良紀錄，並遵守 Gmail 的寄件者準則。垃圾郵件過濾器極少將此寄件者的郵件標記為垃圾郵件。

為何要在意你的 Google Postmaster 網域信譽？

收到更多負面回報會玷污你的寄件者聲譽。糟糕的網域信譽分數會導致你的郵件送達率直線下降。相反地，較高的分數則顯示你擁有良好的聲譽，這能大幅提升你的郵件送達率。

因此，較高的郵遞主網域信譽意味著你大部分的電子郵件都能順利抵達訂閱者的收件匣。

Google Postmaster Tools：成功使用的 5 個關鍵技巧

以下是一些如何充分利用 Google Postmaster Tools 的小技巧。

請確保您達到發送門檻。

Gmail Postmaster 每天收集並產生數據。要查看和分析您的數據集，您必須是一位大量寄件者。Google Postmaster Tools 平台並未明確指出您每天需要發送多少封電子郵件才能看到報告。然而，有經驗的行銷人員和電子郵件最佳化平台如 The Seventh Sense 表示，您每天至少要向 100 個不同的 Gmail 地址發送電子郵件，Google 才會在您的儀表板上產生數據。如果您發送的數量少於這個標準，您將只能獲得零星的報告，甚至可能完全無法獲得報告。

請注意垃圾郵件率的警告事項。

Google 表示：「如果大量電子郵件直接被送到垃圾郵件資料夾，即使使用者仍然將您寄到收件匣的郵件標記為垃圾郵件，您可能會看到較低的垃圾郵件比率。」

因此，不要只看表面的垃圾郵件率數字，特別是當這些數字偏低時。要深入探究。查看其他關鍵指標，如網域聲譽和 IP 聲譽，以徹底了解為何事情不如預期。

超越近期數據。

Google Postmaster 預設顯示過去 5-7 天的資料。系統可以為您展示最近 30 天、60 天、90 天和 120 天的資料。為了更好地解讀模式並深入了解您的資料，建議養成回溯 120 天資料的習慣。回顧舊資料有助於您將資料集中的特定起伏與您在電子報平台上進行的特定活動或行動聯繫起來。

將您的子網域加入到 Google Postmaster Tools 中。

Google Postmaster 允許你新增子網域並查看其數據，無需逐一驗證每個子網域的麻煩。這些數據還涵蓋了與完全匹配的網域名稱相對應的流量。你只能在驗證主網域名稱的所有權後，才能新增子網域。

所以，如果你在設置時跳過了驗證步驟，現在是時候回去完成它了。

但如果你想為你的網域設定多個帳號的 Postmaster Tools 存取權限，你必須為每個帳號分別設置 DNS 驗證記錄。

修正「無資料可顯示（No data to display）」錯誤訊息。

有時候，您可能會在 IP 和網域信譽儀表板（IP and Domain reputation dashboards）上看到「無資料可顯示（No data to display）」的錯誤訊息。

這個錯誤通常由兩個原因引起。首先，當您的網域信譽太低而無法顯示數值時就會發生。如果是這種情況，您需要提高電子郵件的送達率。在提升了網域信譽之後，您的儀表板 資料就會開始顯示。

在某些情況下，您的一些儀表板 ，如垃圾郵件率（Spam Rate）和回饋迴路（Feedback Loop），可能會是空白的。要解決這個問題，請使用 DKIM 驗證您的電子郵件。

透過 beehiiv 提升 Gmail 送達率

送達率對電子報的成功至關重要，而 beehiiv 在設計時就將送達率納入考量。

以下是 beehiiv 可以幫助您提升電子郵件送達率的幾種方式：

• 當您的電子郵件接近 102kb 限制時，內建的 Gmail 截斷警告功能會自動提醒您。

• 設定自訂發送網域以監控網域信譽。

• 第三方電子郵件驗證，確保您的訂閱名單中只有經過核准的電子郵件地址。

• 識別、防範並移除平台上信譽不佳的寄件者。

Google Postmaster（結語）

Google Postmaster Tools 對於大量發送電子報的寄件者來說是相當有價值的工具，可以最大化電子郵件的可送達性。利用其詳細的儀表板顯示重要指標，追蹤諸如 Gmail 寄送錯誤、網域信譽、垃圾郵件舉報等各種資訊。

最棒的是什麼？

完全免費。

唯一的主要缺點是，這只適用於大量寄件者，所以你必須 擴大您的電子郵件訂閱名單 並發送更大量的郵件。不過，一旦你達到門檻，就能享有更高的郵件送達率和其他好處。

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