最佳截止日期提醒郵件範例大公開

截止日期提醒郵件簡介

截止日期提醒郵件是電子郵件行銷的基石。

他們可能會決定產品發表會是一鳴驚人還是徹底失敗。

截止日期提醒郵件需要用簡短的文字傳達重要訊息。

他們需要：

• 提醒大家關注你的產品或活動

• 賣掉它們

• 增添緊迫感和錯過恐懼（FOMO）

那麼，這些電子郵件的作用是什麼呢？

截止日提醒郵件的作用

截止日期提醒郵件（deadline reminder email）的作用是有效地提醒人們即將到來的產品發布或活動。

只有對你的產品表示過興趣的人才應該收到這些電子郵件。

否則，你的截止日期提醒郵件將無法發揮作用。

這些電子郵件應該運用人類心理學來影響人們向你購買。

透過截止日期提醒郵件，你可以運用人類行為的三大驅動因素：

1. 錯過恐懼症

2. 稀缺性（座位/庫存數量有限）

3. 急迫性（你需要在截止日期前採取行動）

身為電子郵件行銷人員，你的目標應該是運用這三種方式來提高銷售量，同時避免給人過於「推銷」的感覺。

截止日期提醒郵件的關鍵要素

要讓截止日期提醒郵件發揮效果，必須善用人類心理學的原理。

但你要記得避免觸發電子郵件垃圾信過濾器。

在標題中加入「緊急」、「立即行動」、「需要回應」等字眼，並全部使用大寫，絕對是讓你的郵件進入垃圾信箱的最快方法。

現在我們已經談過了一些截止日提醒郵件的禁忌，讓我們來討論一下應該怎麼做。

清晰的主旨行

在電子郵件行銷中，清晰就是力量。

這一點對你的主旨行尤其重要。

你的主旨行必須清楚簡潔，同時引起讀者的興趣，讓他們想要打開這封電子郵件。

以下是幾個清楚簡潔的主旨範例：

• 你只剩下 24 小時了…

• 只剩下 20 張票了……

• 提醒：你和 John 的會議將在 24 小時後開始

這類型的主旨行對於截止日提醒郵件來說非常有效。

如果你能取得收件人的名字，加入更多個人化的元素會更好。

如果你正在籌備新產品發表會或活動，務必在正式推出前 對你的主旨行做A/B 測試。

你要準備好最吸引人的標題。

截止日期細節

截止日期提醒郵件中最重要的部分就是……你猜對了，截止日期的詳細資訊。

這是最重要的部分，可以決定你的提醒序列是成功還是失敗。

在那個部分，你需要提供以下資訊：

• 截止日期還剩多少時間？

• 讀者如果不採取行動會錯過什麼。

• 如果有任何誘因讓他們立即採取行動（引入稀缺性概念）。

在分享這些細節時，你必須簡潔明確，這樣你才能充分利用以下這些工具：

• 倒數計時器（Countdown timers）。

• 行事曆邀請（Calendar invites）。

• 視覺化時間軸（Visual timelines）。

禮貌語氣

使用截止日期提醒郵件很重要，但更重要的是要正確地使用它們。

那麼，接下來的問題就是：「如何禮貌地撰寫一封截止日期提醒信？」

你希望透過截止日期提醒郵件來鼓勵並輕推人們採取行動，而不是讓他們覺得自己很蠢，或更糟的是，讓他們感覺自己正在「被推銷」。

你要以尊重和感恩的語氣表達。

如果你設定了多個提醒郵件，這一點就更加重要了。

如果你正在舉辦活動或推出新產品，後續追蹤是必要的。請務必在所有電子郵件中保持禮貌的語氣，以維持你與讀者之間良好的關係。

如何撰寫截止日期提醒郵件

該動筆寫作了。

截止日期提醒郵件是你所建立的郵件中最重要的一種，因此你絕不會希望它們給人一種草率的感覺。

它們不只是單純的通知提醒而已。

為什麼要相信我： Tanyo 經營一家專注於金融產業的電子郵件行銷公司。他協助客戶提高他們郵件名單的互動率和銷售量。Tanyo 也在 beehiiv 平台上撰寫一份電子報，名為 One Story Friday 。

開始撰寫電子郵件

你會想在開頭向讀者問候，如果可能的話，還要加入一點個人化的元素。

以下是幾個例子：

• 嗨 [名字]，

• 你好 [名字]，

• 親愛的 [名字]，

你要好好調整這些內容，確保它們符合你品牌的語氣和風格。

接下來，回答所有人在閱讀電子郵件時都會有的問題 - 這封信是關於什麼的？

你要提供一些背景說明，讓對方知道你在提醒什麼，以及為什麼這件事很重要。

你需要用一到兩句話就把這點說完，然後進入下一個重點。

詳細說明截止日期

這是電子郵件的精髓所在，所以如果你能加入一些強而有力的視覺元素，比如倒數計時器，那你就應該這麼做。

這是因為你需要在截止日期提醒信中傳達許多資訊，而使用視覺化呈現是最有效的方法之一。

別忘了，一張圖勝過千言萬語。

接著，你應該明確說明截止日期，例如「2023 年 7 月 28 日星期五上午 9 點（東部標準時間）」。

如你所見，標明時區很重要，這樣可以避免產生任何混淆。

完成那個步驟之後，你還需要處理幾件事：

1. 加入一些緊迫感

回答這個問題：為什麼這個截止日期如此重要，以至於我絕對不能錯過？

2. 增加錯失恐懼感

清楚明白地告訴你的讀者，如果現在不採取行動，他們會錯過什麼。

接著，加上行動呼籲名字，也就是一個顯眼、容易看見的大按鈕，讓顧客點擊後就能向你購買。

結束電子郵件

如果你打算跟進這個提醒，你可以直接告訴讀者。

「如果你對這個（產品/活動）沒有興趣，請點擊這裡（取消訂閱提醒郵件的連結），我們就不會再就此事聯絡你了。」

接著，感謝他們花時間閱讀你的電子郵件，並向他們致意。

類似這樣的句子最好：「感謝你的閱讀，[名字]」

截止日期提醒信範本

在這個部分，我們將回答兩個問題：

1. 你要如何提醒某人他錯過了截止日期？

2. 如何委婉地發送提醒而不顯得咄咄逼人？

我們會為每種情況提供範例。

讓我們開始吧。

截止日期提醒信範本

這個範例會示範如何寄信給錯過截止日期的人。

對於這類電子郵件，你需要表現得非常專業，並給予對方最大的善意理解。

你不應該在還不了解他們為什麼沒趕上期限的情況下，就指責他們懶惰或其他什麼。

以下是一個例子：

主旨：[專案名稱] 的進展如何？

嗨 [收件人姓名]，

一切都還好嗎？

我注意到 [專案名稱] 的截止日期已經過了。

我想知道是不是有什麼原因造成這樣的結果。

請告訴我。

期待你的回覆！

保重，

[你的名字]

專案截止日提醒信範本

如果你有許多員工或外包人員，截止日期提醒對於良好的專案管理來說是不可或缺的。

如果你提供遠距工作的選項，這點就更加明顯了。

以下是一個優秀的專案截止日提醒郵件範例：

主旨：你還有 24 小時完成 [專案/任務名稱]！

嗨 [名字]，

我們只是想通知你，你還有 24 小時的時間來完成 [專案/任務名稱]。

這對我們來說是個重要的專案/任務，你能不能簡單說明一下你目前的進度？

如果你有任何問題，或是需要更多時間的話，請告訴我。

感謝你，

[你的名字]

提交截止日提醒信範本

如果你正在經營一個部落格或媒體公司，並且接受文章投稿，這類型的電子郵件就特別重要。

你想要為這個增添一點緊迫感。

以下是一個例子：

主旨：你還有 X（小時數/天數）可以提交你的[專案/任務名稱]

嗨 [名字]，

你的[文章/任務/專案]繳交期限即將到來。

截止日期是 [截止日期]，所以你只剩下 [小時/天] 的時間來完成這項工作。

你必須準時完成這個專案，以確保不會錯過出版的截止日期，這一點至關重要。

如果你有任何問題，或是需要協助處理你的作品，請隨時告訴我們。

保重，

[你的名字]

發送截止日期提醒郵件的最佳實踐

接下來我們將介紹幾個發送截止日期提醒郵件的最佳做法。

開始囉…

提醒時機

你的截止日期提醒郵件應該在最有可能被閱讀的時機發送。

請務必考慮你讀者的時區。

根據不同情況，你可能會想要發送 3 到 5 封截止日期提醒郵件。

讓我們一一檢視。

提醒事項 #1： 在截止日期前 5-7 天發送這封電子郵件，作為簡短的提醒。

提醒事項 #2： 請在截止日期前 3-4 天發送此提醒。

提醒 #3： 在截止日期前一天發送這則訊息，增加緊迫感。

提醒 #4： 在截止時間前 16 小時發送這則訊息，加入錯過恐懼感並增加緊迫感。

提醒事項 #5： 在截止日期前 12 小時發送最後一次提醒，盡可能增加錯過恐懼感和緊迫感，同時保持尊重和禮貌的態度。

提醒頻率

這完全取決於工作範圍和專案的性質。

在溝通過度和溝通不足之間取得平衡是件微妙的事，而溝通不足比溝通過度更為有害。

過度溝通可能會讓某些人覺得你很煩，但最終你會變得更有效率，也能創造更多銷售機會。

當你缺乏溝通時，最終會錯過專案和銷售的重要期限。你能做的最好的事情就是了解你的受眾和他們的偏好，這樣你就能掌握到完美的平衡。

工具和軟體的使用

十年前，如果你想要撰寫、編輯和安排截止日期提醒郵件，你會需要一堆工具。

現在，你只需要 beehiiv 。

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