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2024 年最佳電子郵件程式的全面指南

2024 年最佳電子郵件程式的全面指南

如何選擇適合你的電子郵件客戶端

Megan Smith
March 26, 2024

電子郵件程式介紹

電子郵件程式，也稱為電子郵件客戶端，提供了一個發送、接收和整理數位通訊的平台。它們在個人和職場溝通中扮演著重要的角色。

電子郵件通訊的演進

電子郵件的歷史雖然簡短，但內容豐富。自 1960 年代誕生以來，它已經走過了漫長的道路。最初只有研究人員在使用，直到 1971 年，Ray Tomlinson 發明了現代電子郵件系統，他引入了「@」符號來識別收件人，為電子郵件帶來了革命性的變化。

在 90 年代末期，像是 Hotmail、Yahoo 和 Gmail 這類的網路郵件服務開始廣受歡迎，讓電子郵件變得更加普及。2003 年的行動裝置革命也讓使用電子郵件變得更加方便，使人們能夠隨時隨地查看郵件。

到了 2010 年代，信箱爆滿的問題促使各種協助管理訂閱和垃圾郵件的服務應運而生。同時，釣魚等安全問題也日益嚴重。

如今，全球每天發送超過 3000 億封電子郵件。

定義電子郵件程式中的「最佳」

現在，你選擇的電子郵件客戶端對你的日常生活和工作效率有重大影響。

一個出色的電子郵件程式能在功能性和使用者友善度之間取得完美平衡。它應該提供強大的功能和安全措施來保護你的資料。

許多電子郵件軟體還具備多媒體支援、整合行事曆、聯絡人管理和進階搜尋等功能。

選擇的數量可能會讓人不知所措（這正是本文想要幫忙的地方），但這只是因為可能性實在太多太令人興奮了。

我該使用哪種電子郵件程式？

這取決於你的具體需求。需要考慮的因素包括你處理的電子郵件數量、你需要的安全等級、你使用的裝置，以及你所需要的額外功能。

頂級電子郵件程式的核心功能

電子郵件程式有一些必備的功能。這些包括可靠的垃圾郵件過濾、容易使用的介面、充足的儲存空間，以及堅不可摧的安全措施。這些都是不容妥協的。

有些電子郵件客戶端提供額外功能，像是整合式日曆、進階搜尋選項和智慧分類。這些花俏的功能可以把一個不錯的電子郵件程式變成一個超棒的，但並非每個人都需要。

使用者介面與體驗

擁有一個功能強大但使用起來不愉快或過於複雜的工具並沒有好處。對你來說最好的電子郵件程式應該要有優秀的使用者介面（UI）和使用者體驗（UX）。

使用者介面（UI）是應用程式的視覺呈現，包含按鈕、文字、圖片等元素。在電子郵件客戶端中，一個優秀的使用者介面應該直覺且有條理，讓使用者能夠輕鬆地撰寫、搜尋和瀏覽郵件。

使用者體驗（UX）專注於使用者與介面元素之間的互動和體驗。你會希望網頁載入快速、轉場流暢，以及操作程序合乎邏輯。良好的使用者體驗能讓使用者有效率地完成任務，避免不必要的步驟或複雜程序。

電子郵件整理與管理

電子郵件總是容易堆積如山。正因如此，最好的電子郵件程式都提供了分類和整理郵件的工具，幫助你保持收件匣的整潔，維持心理健康。

有效管理電子郵件就像保持工作環境整潔一樣，能提高工作效率並減輕壓力。

無論你是否是「收件匣歸零法（Inbox Zero）」的支持者——這是一種嚴格的電子郵件管理方法，目標是保持收件匣空白或幾乎空白——你都需要一個強大的電子郵件客戶端作為夥伴，來應對源源不絕的郵件。

整合與相容性

在這個快速變遷的數位世界中，你需要能夠在多種裝置和平台上存取你的電子郵件。請確保你的電子郵件客戶端能夠與你使用的科技完美配合。

你還需要考慮哪些整合功能對你來說很重要。一個能夠與你最常用的應用程式無縫整合的電子郵件客戶端可以簡化你的工作流程，讓你能在同一個平台上切換不同任務並管理你的職責。

常見的整合包括：

行事曆應用程式整合： 直接在你的電子郵件介面安排會議、設定提醒，並管理你的時間。
生產力應用程式： 使用待辦事項清單或專案管理工具來管理任務和截止日期，無需切換工作環境。
雲端儲存服務： 輕鬆附加、儲存和分享檔案。
社群媒體整合： 將所有專業溝通集中在一處，以維持職場人脈並拓展人際網絡。

安全性與隱私

你的電子郵件就像是你的數位家園。它儲存著你的法律文件、商業討論，以及那些珍貴的家庭照片。你不會把家門敞開不鎖，所以你也不該讓你的數位家園毫無防備。

隨著我們的數位足跡不斷擴大，網路威脅的潛在風險也隨之增加。電子郵件客戶端是我們的第一道防線，不僅保護我們的對話內容，還守護著銀行資料和商業合約等敏感資訊。

了解電子郵件加密

端對端加密（End-to-end encryption）就像是一種只有你和預定收件人才懂的密語。它會在傳輸過程中將你的電子郵件轉換成無法讀懂的格式，只有合法的收件人才能解讀。

頂級電子郵件程式採用先進的加密方法，確保你的郵件內容不會被任何未經授權的人讀取。

反垃圾郵件和反網路釣魚措施

最好的電子郵件程式應該具備一個工具箱，其中包含進階的過濾功能和警示系統。

垃圾郵件過濾器能在垃圾郵件抵達使用者收件匣之前就識別並過濾掉這些郵件，這樣可以降低你開啟惡意郵件內容的機會。

防釣魚工具會提醒你可能的詐騙郵件，這些郵件試圖欺騙使用者透露敏感的個人資訊，例如密碼和信用卡號碼。

結合這些措施，你的數位安全將大幅提升。

客製化與個人化

想像一下，有一個專為你量身打造的電子郵件程式。它了解你的喜好，能配合你的工作流程，甚至還能符合你的美學品味。

這正是電子郵件程式中客製化和個人化的精髓所在 — 將你的數位工作環境塑造成符合你獨特需求的樣子。

主題和設計靈活性

主題和設計不只是為了讓你的電子郵件看起來漂亮而已。一個乾淨且吸引人的設計可以讓瀏覽更容易，也能減輕眼睛疲勞。

許多電子郵件程式都能讓你根據個人喜好自訂主題和設計。你可以選擇不同的版面配置、字型、顏色和背景圖片。

附加元件與擴充功能

附加元件和擴充功能可以增強你的電子郵件客戶端的功能，將它轉變成一個適用於各種任務的多功能工具。

常見的附加元件包括額外的整合、安全性和生產力功能。舉例來說，你可以添加額外的反釣魚工具或是選用不同的文件編輯器。

來看看你的電子郵件程式可以使用的附加元件（add-ons）吧，例如：

注意：擴充功能很棒，但是太多附加元件可能會拖慢你的電子郵件客戶端。因此，明智地選擇很重要，要優先考慮質量而不是數量。

效率與生產力

把你的電子郵件程式想像成你的私人助理。它管理你的訊息、整理你的工作，甚至還會提醒你重要的日期。

從智慧分類到自動回覆，電子郵件程式配備了各種工具，能將你的收件匣轉變成提升生產力的強大引擎。

電子郵件自動化工具

不只是行銷電子郵件自動化可以讓你的生活更輕鬆。即使在你的一般電子郵件帳戶中，電子郵件自動化（Email Automation）也能處理那些單調重複的任務，讓你能夠專注於重要的事務上。

常見的自動化功能包括：

自動回覆： 迅速回應收到的訊息，確保每個人都能得到即時回覆，不會讓人久等。
排程發送： 提前準備並設定訊息，即使你不在線上也能自動發送。
規則式分類： 透過自動將收到的郵件歸類到相關資料夾，讓你的收件匣井然有序。

進階搜尋和篩選選項

進階搜尋和篩選功能可以幫助你在瀏覽電子郵件資料夾時，精確找到你所需要的內容。

電子郵件客戶端提供了多種搜尋和過濾功能，讓你在管理收件匣時能夠省時省力。

常見的選項包括：

關鍵字搜尋
日期範圍篩選
寄件者/收件者篩選
附件過濾
已讀/未讀篩選
標籤/分類篩選

當你需要找出舊訊息時，各種搜尋功能就能派上用場。

無障礙功能與支援

現在，隨時隨地都能收發電子郵件已經成為一項基本需求。最好的電子郵件程式應該能讓你在任何地方、任何時候都能使用電子郵件。

跨平台可用性

無論你在不同裝置或作業系統間切換，你都應該能夠存取你的電子郵件。

跨平台電子郵件程式為使用者提供靈活性和便利性。透過在多個平台之間同步，你可以在電腦、智慧型手機和平板電腦之間切換，確保持續連線和不間斷的溝通。

顧客服務支援

有時候我們都需要一位英雄來拯救我們——或者至少需要一些有用的疑難排解資源。

除了專屬的服務專線外，許多客戶還提供線上論壇、知識庫、故障排除指南、影片教學，以及即時聊天服務。

確保在出現問題或你想嘗試新事物時，能得到所需的支援。

比較熱門電子郵件程式

最常用的電子郵件程式是什麼？Apple Mail。

在所有 Apple 裝置中，Apple Mail 在全球佔有將近 60%的電子郵件開啟率的市場份額。

Gmail 以 27.6% 排名第二，而 Microsoft Outlook 和 Outlook.com 則以將近 5% 的佔有率遠遠落後排名第三。不過，這並不代表這些就是唯一值得考慮的選擇。

桌面版與網頁版電子郵件客戶端的比較

在選擇最佳的電子郵件程式時，你首先要決定的是你想要的是網頁版還是桌面版。

網頁版電子郵件客戶端

網頁版電子郵件客戶端讓你可以從任何連上網路的裝置存取你的郵件，非常方便。它們不需要安裝，而且會將你的郵件儲存在服務提供商的伺服器上。

這些客戶端通常附帶自動病毒掃描功能，並能與其他線上服務良好整合。不過，它們需要穩定的網路連線，而且儲存空間可能有限。

常見的網頁版電子郵件客戶端包括：

桌面電子郵件客戶端

有比 Gmail 更好的電子郵件應用程式嗎？

首先，一切都是個人喜好的問題。其次，你可能會想考慮使用桌面電子郵件客戶端來替代。

桌面電子郵件客戶端是直接安裝在你電腦上的應用程式。它們提供了一個介面，讓你可以管理、查看和發送電子郵件，而不需要使用網頁瀏覽器。

這些郵件客戶端會將你的電子郵件下載到你的系統中，讓你即使在離線狀態下也能讀取郵件。它們提供進階功能，通常能與你裝置上的其他應用程式無縫整合，並讓你對自己的資料有更多控制權。

然而，這些需要安裝和更新，而且你只能在安裝了客戶端的特定裝置上使用。

常見的桌面電子郵件客戶端包括：

如何選擇桌面版或網頁版電子郵件客戶端

選擇這兩種電子郵件客戶端主要取決於你的特定需求。

如果你重視便利性、易用性，以及與其他線上服務的整合，那麼網頁版客戶端可能是最佳選擇。

不過，如果你想要更好地掌控你的資料、使用進階功能，以及離線存取電子郵件，那麼桌面版郵件客戶端可能會更適合你。

免費與付費電子郵件服務的比較

免費的電子郵件服務，像是 Gmail 或 Yahoo Mail，使用起來很方便，並提供符合大多數使用者需求的基本功能。這些服務透過廣告來賺取收入，這意味著使用者可能會在收件匣中看到廣告。

付費的電子郵件服務，像是 Microsoft 365 商務版，通常會提供更多功能，例如更大的儲存空間、進階的安全選項，以及無廣告的使用體驗。這些進階功能可以帶來更流暢且安全的電子郵件使用體驗。

選擇哪一個主要取決於你的具體需求和預算。

值得考慮的十大電子郵件客戶端

在尋找最佳電子郵件程式時，你可能會對以下幾個競爭者感興趣：

Gmail ：Gmail 提供簡潔的介面、有效的垃圾郵件過濾功能，以及高達 15GB 的儲存空間。它還支援離線使用，使其成為個人和專業用途都能信賴的免費選擇。
Microsoft Outlook ：作為 Microsoft 365 的一部分，Outlook 與其他 Office 應用程式無縫整合。它是企業信賴的解決方案，提供日曆和聯絡人整合等強大功能。
Mail （前身為 Windows Mail） ：Mail 提供了一個簡單直接的解決方案，滿足你基本的電子郵件需求。
iCloud 郵件 （Apple Mail） ：對於重視隱私的 Mac 和 iOS 使用者來說，Apple Mail 可能是最佳的電子郵件程式，它提供了強大的隱私功能，例如阻擋電子郵件追蹤像素的能力。
eM Client ：這個強大的替代方案為熱門電子郵件服務提供全面支援，同時內建行事曆、聯絡人和聊天功能。對於想要豐富功能體驗的使用者來說，它提供了一個划算的解決方案。
Mailbird ：Mailbird 擁有高度可自訂的介面，並且能與 WhatsApp 和 Dropbox 等熱門應用程式整合。它的價格也相當親民。
OnMail ：OnMail 的預設設定確保只有來自聯絡人的電子郵件才能進入你的收件匣，讓你能完全掌控收件匣的內容。
Thunderbird ：這款可自訂的郵件客戶端提供多種隱私和安全外掛程式（plugins），非常適合重視這些方面的使用者。而且它完全免費。
Shortwave ：如果你喜歡 Google Inbox 的郵件整理方式，Shortwave 是一個很棒的替代選擇。
Canary Mail ：Canary Mail 不僅整合了 AI 來摘要電子郵件內容和草擬回覆，還透過其加密功能提升了隱私保護。

電子郵件程式的未來

我的水晶球目前出了點問題，不過某些趨勢已經相當明確了。

電子郵件程式正在發展成不僅僅是收發訊息的工具。它們正在演變成全面性且具協作功能的通訊中心。

人工智慧與機器學習的角色

收件匣塞滿了太多資訊。解決之道可能就在人工智慧和機器學習。

Gmail 可以幫助自動化重複性的工作，例如將電子郵件分類到資料夾或標記重要訊息。它還能根據收到的郵件內容提供智慧回覆建議，為使用者節省寶貴的時間。

機器學習是 AI 的一個子集，它能透過學習使用者的行為和偏好來改善電子郵件管理。舉例來說，它可以學習使用者傾向先開啟哪些郵件，並在未來優先處理類似的郵件。

這些工具還能識別垃圾郵件中的模式，並運用這些知識來更有效地過濾掉不想要的訊息。

協作式電子郵件套件的崛起

隨著工作場所變得更加協作化和遠端化，電子郵件程式也跟著改變。

許多現代的電子郵件程式都整合在全方位協作套件中，例如 Microsoft 365。這些套件結合了共享行事曆、專案管理工具和即時通訊等功能。

有比 Outlook 更好的電子郵件客戶端嗎？

雖然 Outlook 是個絕佳選擇，但還有其他優秀的電子郵件套件，例如 Google Workspace 。

此外，專業電子郵件協作工具的趨勢也日益增長。電子郵件協作指的是多位團隊成員共同使用一個共享收件匣。這種方式能促進無縫的團隊合作和高效的溝通。

越來越多重要客戶正在整合這項功能。舉例來說，現在已經可以將 Google 群組設定為協作收件匣。

強化安全措施

垃圾郵件和與電子郵件追蹤器相關的隱私問題等重大議題並未消失。主要的電子郵件客戶端持續創新，採取諸如 Gmail 的新安全要求等措施。

有些分析師預測密碼可能會過時，取而代之的是生物辨識安全系統和裝置認證。此外，加密技術預計將在增強電子郵件通訊的隱私和安全方面發揮更大的作用。

做出選擇

最終，最適合你的電子郵件程式是能夠滿足你特定需求和偏好的那一個。它應該在功能、安全性和易用性之間取得平衡，並且符合你的要求。

評估你的需求

在你選擇合適的電子郵件程式之前，你需要先了解自己的具體需求。

你是需要強大協作工具的商業用戶，還是重視易用性的一般用戶？你是經常需要離線查看電子郵件的人，還是偏好能在任何有網路連線的裝置上存取郵件的便利性？

一旦你確定了自己的需求，就可以開始根據這些需求來比較不同的電子郵件程式。

最適合你的電子郵件程式

選擇最佳的電子郵件程式是個人的決定，取決於你的特定需求和喜好。不過，這裡有一些你應該了解的主要差異、需要考慮的功能，以及值得研究的選項。

花點時間探索各種選擇，看看哪個電子郵件程式最適合你。記住，如果你的需求或偏好在未來有所改變，你隨時可以轉換到不同的電子郵件程式。既然有這麼多選擇，就不必勉強自己使用不合適的程式。

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